Marktconsultatie bij aanbestedingen: meedoen als inschrijver

De meeste inschrijvers lezen een aanbesteding pas als de stukken er liggen. Dan staan de eisen, de percelen en de gunningscriteria al vast, en kun je alleen nog vragen stellen. Een marktconsultatie is het moment waarop dat nog anders kan. Toch laten veel mkb-bedrijven de uitnodiging liggen, omdat het werk kost en er geen opdracht tegenover staat. Dat is een gemiste kans, en hieronder lees je waarom.

Wat is een marktconsultatie?

Een marktconsultatie is een raadpleging waarin een overheidsorganisatie belangstellende ondernemers vraagt naar hun kennis en ideeën over een opdracht die ze wil gaan aanbesteden. PIANOo omschrijft het als het raadplegen van verschillende belangstellende partijen over een voorgenomen opdracht, zodat de dienst in de aanbesteding scherper kan formuleren wat de vraag is.

De Aanbestedingswet heeft geen apart artikel over marktconsultatie. De wet zegt alleen dat een dienst een procedure toepast, al dan niet na marktconsultatie (art. 2.25). Verder gelden de gewone beginselen: gelijke behandeling en transparantie. Een marktconsultatie is dus geen aanbesteding. Er wordt niets gegund en de dienst is niet verplicht om daarna ook echt aan te besteden.

Waarom meedoen als inschrijver?

Meedoen aan een marktconsultatie loont, omdat je invloed hebt op de aanbesteding voordat de eisen vastliggen. Na publicatie kun je alleen nog vragen stellen in de nota van inlichtingen, en dan past een dienst minder snel iets wezenlijks aan. In een consultatie kun je:

• Eisen proportioneel laten maken. Een omzeteis of een referentie-eis die mkb-bedrijven uitsluit, valt nu nog te bespreken. Kom je met argumenten, dan zijn geschiktheidseisen vaak nog bij te stellen.
• Pleiten voor percelen. Een dienst moet motiveren waarom hij een opdracht niet in percelen opdeelt (art. 1.5 lid 3). Leg in de consultatie uit hoe de markt is ingedeeld en welk perceel voor jouw soort bedrijf past.
• Laten zien wat de markt kan. Een dienst die niet weet wat er bestaat, vraagt vaak iets wat niemand levert of wat onnodig duur is. Jouw praktijkkennis maakt de uitvraag beter, en dus beter te winnen voor wie echt goed is.
• Vroeg weten wat eraan komt. Je hoort de planning, het budget en de zorgen van de opdrachtgever maanden voordat je concurrenten de aankondiging lezen.

Daar staat tegenover dat het tijd kost. Beoordeel een consultatie daarom zoals je een aanbesteding beoordeelt: met een korte bid/no-bid-afweging. Doe mee als de opdracht echt bij je past, niet bij elke uitnodiging.

Hoe gaat een marktconsultatie in zijn werk?

Een marktconsultatie kan schriftelijk, via een vragenlijst, of in een bijeenkomst, soms met individuele gesprekken. PIANOo onderscheidt open en gesloten vormen: openbaar voor iedereen of met een selectie van partijen, en interactief, waarbij de dienst kan doorvragen, of juist eenmalig.

Een openbare marktconsultatie verschijnt vaak op TenderNed, dat er een aparte functie voor heeft. Je reageert daar via de berichtenmodule; de vraag-en-antwoordmodule van een gewone aanbesteding is voor een consultatie niet beschikbaar. Na afloop maakt de dienst een verslag dat openbaar is voor de deelnemers en overige belangstellenden, zodat niemand een informatievoorsprong houdt.

Welke vragen krijg je, en wat antwoord je?

De vragen in een marktconsultatie gaan meestal over haalbaarheid: kan de markt dit leveren, in welke vorm, tegen welke kosten en met welke risico's. Denk aan vragen over de looptijd, de contractvorm, de omvang, duurzaamheidseisen, prijsmodellen en de manier van beoordelen.

Beantwoord ze als adviseur, niet als verkoper. Een antwoord dat je eigen product aanprijst, heeft de dienst niets aan en komt in een verslag dat je concurrenten ook lezen. Een antwoord dat een risico benoemt en een oplossing voorstelt, wordt wel overgenomen.

Word je uitgesloten als je meedoet? Voorbetrokkenheid

Nee, meedoen aan een marktconsultatie sluit je in principe niet uit van de aanbesteding. Voor de Europese procedures regelt art. 2.51 wat er gebeurt als een ondernemer de dienst heeft geadviseerd of anderszins betrokken was bij de voorbereiding. De dienst neemt dan passende maatregelen: hij deelt de relevante informatie met alle andere partijen en stelt passende termijnen. Uitsluiten mag pas als er geen andere manier is om de gelijke behandeling te verzekeren, en de ondernemer krijgt eerst de kans te bewijzen dat zijn betrokkenheid de mededinging niet verstoort.

Verschil tussen marktconsultatie, marktverkenning en vooraankondiging

Marktverkenning en marktconsultatie zijn geen wettelijke begrippen maar praktijktermen, en niet iedere dienst gebruikt ze op dezelfde manier. PIANOo omschrijft een marktverkenning als iets wat je uitvoert tijdens de voorbereiding op een mogelijke inkoop, met bureauonderzoek, veldonderzoek en gesprekken met leveranciers. Een marktconsultatie is dan de stap waarin de dienst de markt actief en open raadpleegt over een concrete opdracht.

De vooraankondiging: het signaal dat de aanbesteding eraan komt

Een vooraankondiging is de officiële melding dat een dienst een opdracht wil gaan aanbesteden (art. 2.58), en die wordt via TenderNed gepubliceerd. Voor een Europese aanbesteding heeft zo'n vooraankondiging een direct gevolg voor jou: de dienst mag de inschrijftermijn dan inkorten tot 29 dagen, en nooit korter dan 22. Voorwaarde is dat de vooraankondiging alle informatie bevat die in de aankondiging hoort en minimaal 52 dagen en maximaal 12 maanden vooraf is verstuurd (art. 2.71).

Zie je een vooraankondiging of marktconsultatie in jouw vakgebied, begin dan meteen met voorbereiden: referenties verzamelen, certificaten controleren, een eventuele combinatiepartner benaderen. Wie wacht op de aankondiging, heeft straks misschien maar 29 dagen.