De gunningsbeslissing bij een aanbesteding

Na weken schrijven en wachten komt er één brief: de gunningsbeslissing. Winnaars lezen hem als een felicitatie, verliezers als een eindpunt. Allebei is het te vroeg. Een gunningsbeslissing is een voornemen, en de dagen erna bepalen of dat voornemen standhoudt. Wie weet wat er in de brief moet staan en wat je ermee kunt, haalt er meer uit dan alleen de uitslag.

Wat is een gunningsbeslissing?

Een gunningsbeslissing is de mededeling waarin de opdrachtgever alle inschrijvers laat weten aan wie hij de opdracht wil gunnen en waarom. Het is een voorlopige gunning. Volgens PIANOo betekent zo'n beslissing geen aanvaarding van het aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Er is dus nog geen contract.

Bij een Europese aanbesteding volgt eerst een opschortende termijn van minimaal 20 kalenderdagen, de Alcatel-termijn. Pas daarna sluit de opdrachtgever het contract, dat heet de definitieve gunning. Bij nationale procedures moet de opdrachtgever de gunningsbeslissing met de relevante redenen ook aan alle inschrijvers meedelen (art. 1.15), maar is de opschortende termijn niet wettelijk verplicht. Welke termijn daar geldt, staat in de leidraad.

Je komt ook de termen "voorgenomen gunningsbeslissing" en "voorlopige gunningsbeslissing" tegen. Ze betekenen hetzelfde: het voornemen om te gunnen, nog zonder contract.

Wat moet er in een gunningsbeslissing staan?

Bij een Europese aanbesteding moet de gunningsbeslissing de relevante redenen bevatten en een nauwkeurige omschrijving van de opschortende termijn (art. 2.130). Onder relevante redenen valt in elk geval de naam van de winnaar en de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving. De beslissing wordt elektronisch of per fax verstuurd.

In de praktijk horen daar ook bij: jouw scores per gunningscriterium, die van de winnaar, en een toelichting van de beoordelingscommissie waarom je op elk onderdeel zo scoorde. Zonder die toelichting kun je niet beoordelen of de beslissing klopt.

Motivering te mager? Vraag om uitleg

Is de motivering te vaag om te beoordelen, vraag dan binnen een paar dagen om een nadere toelichting. Een afgewezen inschrijver mag daarom vragen. Bij een Europese aanbesteding moet de opdrachtgever je op verzoek zo snel mogelijk de redenen voor de afwijzing geven, en uiterlijk binnen 15 dagen (art. 2.103 lid 3).

Let op: die 15 dagen gaan van je 20 dagen Alcatel-termijn af. Wacht je een week met je vraag en neemt de opdrachtgever de volle 15 dagen, dan heb je geen tijd meer om een kort geding voor te bereiden. Stel je vraag daarom de eerste of tweede dag, en vraag concreet: "Waarom scoorden wij op subcriterium 2.1 een 6 en de winnaar een 8, gezien de beoordelingssystematiek in paragraaf 5 van de leidraad?"

De opdrachtgever hoeft niet alles te delen. Gegevens die de commerciële belangen van de winnaar kunnen schaden of de eerlijke mededinging aantasten, mag hij niet bekendmaken (art. 2.138). De volledige inschrijving van de winnaar krijg je dus niet te zien.

Bezwaar maken tegen een gunningsbeslissing

Wil je een gunningsbeslissing tegenhouden, dan is een kort geding bij de civiele rechter binnen de opschortende termijn de gebruikelijke route. Een bezwaarprocedure zoals bij een besluit van de gemeente over een vergunning bestaat hier niet. De voorzieningenrechter kan de opdrachtgever onder meer bevelen de procedure te staken, opnieuw aan te besteden of niet aan de beoogde winnaar te gunnen.

1. Klachtenmeldpunt. Veel opdrachtgevers hebben een klachtenmeldpunt. Een klacht kan snel iets oplossen, zoals een rekenfout, maar stopt de Alcatel-termijn niet automatisch.
2. Commissie van Aanbestedingsexperts. Die behandelt sinds november 2025 geen klachten meer over selectie- of gunningsbeslissingen, alleen nog over het ontwerp van een aanbesteding.
3. Kort geding. Vraag je binnen de opschortende termijn een voorlopige voorziening, dan mag de opdrachtgever het contract niet sluiten tot de rechter heeft beslist (art. 2.131).

Er ligt een wetsvoorstel (Kamerstuk 36874) met onder meer verplichte klachtenloketten en een strengere motiveringsplicht. Het is nog in behandeling in de Tweede Kamer en geldt dus nog niet.

Kan een gunningsbeslissing worden ingetrokken?

Ja. Zolang het contract niet is gesloten, kan de opdrachtgever een voorlopige gunningsbeslissing intrekken, bijvoorbeeld na een fout in de beoordeling of een terechte klacht. Dat volgt uit het voorlopige karakter ervan. Er komt dan een nieuwe beoordeling of rangorde en een nieuwe gunningsbeslissing, met een eigen opschortende termijn.

Een veelvoorkomende reden is dat de beoogde winnaar zijn bewijsstukken niet kan leveren. Blijkt de informatie in zijn UEA onjuist, dan moet de opdrachtgever hem volgens PIANOo alsnog uitsluiten en gunt hij aan de nummer twee. Sta je tweede, houd de procedure dan in de gaten tot het contract echt getekend is.

Gewonnen: van voorlopige naar definitieve gunning

Heb je gewonnen, dan vraagt de opdrachtgever je als beoogde winnaar om de bewijsstukken bij je eigen verklaring (art. 2.102). Denk aan een uittreksel van de KvK (niet ouder dan 6 maanden), een Gedragsverklaring Aanbesteden (niet ouder dan 2 jaar), een verklaring van de Belastingdienst en de bewijzen voor de geschiktheidseisen, zoals referentieverklaringen en certificaten. De maximale ouderdom geldt op de dag dat je je inschrijving indiende.

Lever snel en volledig. Een ontbrekend stuk is de makkelijkste manier om een gewonnen opdracht alsnog te verliezen. Lees daarna terug hoe je scoorde op de gunningscriteria, ook als je hebt gewonnen. Waar je punten liet liggen, zie je nergens zo precies als in een gunningsbeslissing. Hoe je die lessen meeneemt, lees je in het artikel over een aanbesteding winnen.