De meervoudig onderhandse aanbesteding voor inschrijvers

Voor veel mkb-bedrijven is de meervoudig onderhandse aanbesteding de meest voorkomende vorm van overheidsopdracht. Er is geen openbare aankondiging, geen dik aanbestedingsdossier en weinig concurrentie. Het nadeel: je kunt er niet op inschrijven als je niet wordt gevraagd. Dit artikel legt uit hoe de procedure werkt, welke bedragen en termijnen gelden en hoe je op de lijst van de inkoper komt.

Wat is een meervoudig onderhandse aanbesteding?

Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding vraagt een overheidsorganisatie zelf een beperkt aantal ondernemers om een offerte, zonder de opdracht openbaar aan te kondigen. De Gids Proportionaliteit schrijft voor dat de dienst daarbij 3 tot 5 ondernemers uitnodigt (voorschrift 3.4 B). De opdracht gaat naar de beste offerte volgens de criteria in de uitnodiging.

Het woord onderhands zegt dus iets over de toegang, niet over de spelregels. Ook hier gelden gelijke behandeling en transparantie: iedere uitgenodigde krijgt dezelfde informatie en dezelfde termijn, en iedere inschrijver krijgt de gunningsbeslissing met de relevante redenen (art. 1.15 Aanbestedingswet).

Vanaf welk bedrag? De grens in 2026

Er bestaat geen wettelijk drempelbedrag voor een meervoudig onderhandse aanbesteding. Onder de Europese drempel schrijft de Aanbestedingswet geen procedure voor. Elke gemeente, provincie of ander overheidsorgaan legt de eigen grensbedragen vast in het inkoopbeleid. De meeste volgen de richtbedragen uit de Gids Proportionaliteit. Het Rijk heeft sinds 1 januari 2025 eigen grenzen in de Circulaire grensbedragen.

De Europese drempel voor leveringen en diensten ligt in 2026 en 2027 op € 216.000 voor gemeenten en provincies en op € 140.000 voor de centrale overheid. Daarboven moet de opdracht Europees worden aanbesteed; lees daarvoor de uitleg over de Europese aanbesteding. Wil je weten welke grens een specifieke gemeente hanteert, zoek dan het inkoopbeleid op de website van die gemeente. Het staat er bijna altijd.

Hoe word je uitgenodigd?

Je wordt uitgenodigd als de inkoper je kent en je op objectieve gronden in de selectie past. De wet verplicht de dienst om de keuze voor de ondernemers op objectieve criteria te baseren (art. 1.4). In de praktijk kijkt een inkoper naar wie eerder goed heeft geleverd, wie de vakafdeling kent, wie regionaal actief is en soms naar wie er de vorige keer níet bij was, zodat er wordt gerouleerd.

De meeste inschrijvers wachten af tot er een uitnodiging komt. Dat is de verkeerde strategie. Wat wel werkt:

1. Zorg dat de inkoper je kent. Een korte kennismaking met de inkoopadviseur en de vakafdeling, buiten een lopende procedure om, is toegestaan en gebruikelijk.
2. Volg wat er in de raad gebeurt. Nieuwe inkoop wordt vaak maanden vooraf zichtbaar in raadsvoorstellen, begrotingen en collegebesluiten. Wie daar vroeg op reageert, staat op de lijst voordat die lijst gemaakt is.
3. Houd aflopende contracten bij. Een contract van drie jaar komt na drie jaar terug. Meld je ruim vóór die datum.
4. Vraag naar de motivering als je wordt overgeslagen. Op schriftelijk verzoek moet de dienst uitleggen waarom hij voor deze ondernemers koos (art. 1.4 lid 3). Doe dat zakelijk, niet verwijtend.

Termijnen en doorlooptijd

Voor een meervoudig onderhandse aanbesteding bestaan geen wettelijke minimumtermijnen. De dienst moet wel termijnen stellen die in verhouding staan tot de opdracht; termijnen zijn een van de punten waarop de proportionaliteitsplicht uitdrukkelijk ziet (art. 1.10 lid 2). De uitnodiging vermeldt zelf de sluitingsdatum, de vragenronde en de verwachte datum van de gunningsbeslissing.

Juist omdat er geen minimum is, zijn de termijnen soms krap. Vraagt de uitvraag een plan van aanpak, referenties en een prijsonderbouwing, en krijg je daar minder dan drie weken voor, stel dan in de vragenronde voor om de termijn te verlengen en onderbouw waarom. Een onderbouwd verzoek kost je niets, en een dienst die kwaliteit wil beoordelen heeft er zelf ook belang bij.

Opschortende termijn: 7 of 10 dagen

Een opschortende termijn (Alcatel-termijn) is bij een meervoudig onderhandse aanbesteding niet wettelijk verplicht. De Gids Proportionaliteit noemt direct gunnen wel in strijd met fair play en noemt 7 of 10 kalenderdagen als redelijke termijn (paragraaf 4.3). Bij Europese procedures is dat minimaal 20 dagen; het verschil lees je in het artikel over de Alcatel-termijn.

Voor jou betekent dat: zodra de gunningsbeslissing binnenkomt, heb je maar een week of anderhalve week om de scores te controleren, om uitleg te vragen en zo nodig een kort geding te starten. Staat er geen termijn in de beslissing, vraag dan direct of de dienst er een aanhoudt.

Eisen en UEA bij een meervoudig onderhandse aanbesteding

Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding mogen de eisen lichter zijn dan bij een openbare procedure, want de dienst kiest zelf wie hij uitnodigt. Volgens de Gids stelt de dienst alleen geschiktheidseisen als de geschiktheid van de uitgenodigde partijen nog niet bekend is (voorschrift 3.5 C). Kom je toch een omzeteis of vijf referenties tegen voor een opdracht van € 80.000, dan is dat een vraag voor de vragenronde.

Stelt de dienst uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen, dan moet je een eigen verklaring indienen met het vastgestelde model (art. 1.19). Dat is in de praktijk het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Stelt de dienst geen van beide, dan is een UEA niet nodig en volstaat de offerte met wat de uitnodiging vraagt.

Verschil met enkelvoudig onderhands en nationaal openbaar

Het verschil zit in hoeveel partijen meedoen en of de opdracht openbaar wordt aangekondigd. Dat bepaalt je winkans en hoeveel werk je erin moet steken.

Bij drie tot vijf uitgenodigden ligt je kans tussen een op drie en een op vijf. Dat is veel beter dan bij de meeste openbare procedures. Toch zie je inschrijvers hier vaak een standaardofferte sturen omdat het maar een kleine opdracht is. Doe dat niet. De andere uitgenodigden zijn precies de bedrijven die de inkoper ook goed vindt; het verschil zit in de offerte.

Hoe maak je van een uitnodiging een opdracht?

• Beslis snel of je meedoet. Een uitnodiging afslaan mag, maar laat het dan tijdig en met een reden weten. Een inkoper onthoudt wie niets van zich liet horen. Een korte bid/no-bid-afweging voorkomt dat je half inschrijft.
• Lees de beoordelingssystematiek eerst. Ook bij kleine uitvragen wordt vaak op prijs en kwaliteit beoordeeld. Schrijf per criterium, in de volgorde van de uitvraag.
• Maak het specifiek voor deze opdrachtgever. Noem de locatie, de gebruikers en het probleem dat de vakafdeling wil oplossen. Generieke tekst scoort laag bij een commissie van twee of drie mensen die elkaar spreken.
• Vraag na afloop om een gesprek. Gewonnen of verloren: vraag waarom. Het is de goedkoopste manier om bij de volgende uitvraag hoger te scoren, en de inkoper onthoudt je.