De minicompetitie: zo win je opdrachten binnen een raamovereenkomst

Je hebt een raamovereenkomst binnengehaald en denkt dat het werk nu vanzelf komt. Dan valt de eerste uitnodiging voor een minicompetitie binnen, met een deadline van een week, en blijk je opnieuw te moeten concurreren met dezelfde partijen die ook aan tafel zaten. Een plek in een raamovereenkomst is een toegangskaartje, geen omzet. Dit artikel legt uit hoe minicompetities werken en hoe je ze vaker wint.

Wat is een minicompetitie?

Een minicompetitie is een kleine, besloten aanbesteding binnen een raamovereenkomst die met meerdere ondernemers is gesloten. Voor een concrete opdracht vraagt de opdrachtgever alleen de partijen bij de raamovereenkomst om een inschrijving, en de beste inschrijving krijgt de opdracht. In de wet heet dit het opnieuw openstellen voor mededinging (art. 2.143 lid 1 onder c).

De wet kent drie manieren om een raamovereenkomst met meerdere partijen uit te voeren. Welke het wordt, staat in de aanbestedingsstukken van de raamovereenkomst.

Hoe verloopt een minicompetitie?

Een minicompetitie volgt vier vaste stappen uit art. 2.143 lid 3:

1. Schriftelijke uitnodiging. De opdrachtgever raadpleegt voor elke opdracht schriftelijk de partijen die de opdracht kunnen uitvoeren.
2. Voldoende lange termijn. De dienst stelt een termijn die past bij de complexiteit van de opdracht en de tijd die nodig is om in te schrijven.
3. Gesloten inschrijvingen. Je dient schriftelijk in, en de inhoud blijft gesloten tot de termijn voorbij is.
4. Gunning op de vooraf bekende criteria. De opdracht gaat naar de beste inschrijving volgens de gunningscriteria uit de stukken van de raamovereenkomst.

Die laatste stap is voor jou de belangrijkste. De gunningscriteria van elke minicompetitie liggen al vast op het moment dat de raamovereenkomst wordt gegund. De opdrachtgever mag ze per opdracht nader specificeren, maar niet vervangen door iets nieuws. Wie de stukken van de raamovereenkomst goed kent, weet dus vooraf waarop elke minicompetitie wordt beoordeeld.

Welke regels gelden voor een raamovereenkomst?

Voor een raamovereenkomst gelden drie regels uit art. 2.140 die bepalen wie mee kan doen en hoe lang:

• Alleen de oorspronkelijke partijen. Minicompetities zijn er alleen voor de ondernemers die vanaf het begin partij zijn bij de raamovereenkomst, en alleen met de aanbestedende diensten die in de aankondiging uitdrukkelijk zijn aangewezen (lid 1). Tussentijds instappen kan niet.
• Geen wezenlijke wijzigingen. Bij een opdracht op basis van de raamovereenkomst mogen de voorwaarden niet wezenlijk veranderen (lid 2). Een minicompetitie die ineens een ander soort werk of een nieuw beoordelingsmodel vraagt, is een reden om vragen te stellen.
• Maximaal 4 jaar. De looptijd is niet langer dan vier jaar, behalve in uitzonderingsgevallen die deugdelijk gemotiveerd zijn (lid 3).

Deze regels gelden voor raamovereenkomsten die Europees zijn aanbesteed. Is de raamovereenkomst nationaal of onderhands gesloten, dan staan de spelregels in de raamovereenkomst zelf. Lees hoe de drempel en de raming van een raamovereenkomst werken in het artikel over de Europese aanbesteding.

Geldt de Alcatel-termijn bij een minicompetitie?

Nee, bij een opdracht op grond van een raamovereenkomst is de opschortende termijn niet verplicht (art. 2.127 lid 4 onder c). De opdrachtgever mag direct na de gunningsbeslissing het contract sluiten. Sommige opdrachtgevers houden toch een termijn aan; dan staat dat in de raamovereenkomst of in de uitnodiging.

Voor jou betekent dat: ben je het niet eens met de uitkomst, reageer dan dezelfde dag. Wacht je een week, dan kan de opdracht al verstrekt zijn. Meer over de termijn bij gewone aanbestedingen lees je in het artikel over de Alcatel-termijn.

Hoe win je een minicompetitie?

De meeste partijen behandelen minicompetities als routine: vorige inschrijving kopiëren, datum aanpassen, versturen. Daar ligt je kans. De concurrentie is bekend en klein, dus kleine verschillen in kwaliteit geven de doorslag.

1. Bouw een set standaardantwoorden per criterium. De criteria liggen vast, dus je kunt ze vooraf goed uitwerken. Pas ze per opdracht aan, maar begin niet elke keer opnieuw. Zo red je ook een termijn van een week.
2. Maak elke inschrijving specifiek. Een minicompetitie gaat over één concrete opdracht, met een locatie, een team en een planning. Een plan van aanpak dat daar niet op ingaat, verliest van een concurrent die dat wel doet.
3. Houd je prijsstrategie consistent. Kijk wat er al vastligt in de raamovereenkomst, zoals tarieven of een prijsplafond, en waar je nog op kunt concurreren. Ga niet in de eerste ronde onder de kostprijs zitten om binnen te komen; je zit er de rest van de looptijd aan vast.
4. Leer van elke uitslag. Vergelijk je scores met die van de winnaar en vraag om uitleg. Je concurreert jaren met dezelfde partijen; wie het snelst leert, wint het vaakst.
5. Zeg niet zomaar nee. Kijk in de raamovereenkomst of je verplicht bent in te schrijven. Ook als het niet verplicht is, onthoudt een opdrachtgever wie steeds afhaakt.

Hoe kom je in een raamovereenkomst?

Je komt alleen in een raamovereenkomst door mee te doen aan de aanbesteding waarmee hij wordt gesloten. Daarna zit hij maximaal vier jaar dicht voor nieuwkomers. Mis je die aanbesteding, dan kun je vier jaar lang niet meedoen aan de minicompetities die eruit voortkomen, hoe goed je ook bent.

Daarom loont het om aanbestedingen voor raamovereenkomsten serieuzer te nemen dan hun eerste opdracht doet vermoeden. Let op het aantal partijen waarmee de dienst de raamovereenkomst wil sluiten: bij drie partijen is een plek veel meer waard dan bij tien. En noteer de einddatum, want na vier jaar komt er meestal een nieuwe ronde.