Knock-out criteria bij een aanbesteding

De duurste inschrijving is die waar je drie weken aan werkt en die dan afvalt op een eis die op pagina 14 van de leidraad stond. Knock-out criteria beslissen niet wie wint, wel wie er überhaupt meedoet. Veel inschrijvingen die afvallen, zijn niet slecht geschreven. Ze missen één certificaat, één referentie of één handtekening.

Wat zijn knock-out criteria bij een aanbesteding?

Knock-out criteria zijn eisen waaraan je inschrijving of je bedrijf moet voldoen; voldoe je aan één ervan niet, dan valt je inschrijving af, hoe goed de rest ook is. Het is geen wettelijke term. De Aanbestedingswet spreekt van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en eisen aan de inschrijving. "Knock-out" is de verzamelnaam uit de praktijk voor alles wat een ja/nee-toets is.

Het verschil met gunningscriteria is scherp. Een gunningscriterium levert punten op en bepaalt de winnaar. Een knock-out levert niets op als je eraan voldoet, maar kost alles als je er niet aan voldoet. Beter scoren dan de eis vraagt, telt niet mee, tenzij hetzelfde onderwerp ook bij de gunningscriteria terugkomt.

Welke soorten knock-out criteria zijn er?

Knock-out criteria vallen in vier groepen: eisen aan je betrouwbaarheid, aan je capaciteit, aan de opdracht zelf en aan de vorm van je inschrijving. Ze staan verspreid door de stukken, en dat maakt ze verraderlijk.

De eerste twee groepen gaan over je bedrijf. Meer daarover in de artikelen over uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. De laatste twee gaan over je inschrijving, en daar gaat het in de praktijk het vaakst mis.

Voorbeelden van knock-out criteria

Een knock-out herken je aan formuleringen als "moet", "dient", "minimaal", "verplicht" of "op straffe van uitsluiting". Voorbeelden die je in veel aanbestedingen tegenkomt:

• Certificaat. "De inschrijver beschikt op het moment van inschrijven over een geldig ISO 27001-certificaat of gelijkwaardig."
• Referentie. "Eén referentieopdracht in de afgelopen 3 jaar voor vergelijkbare werkzaamheden met een waarde van minimaal € 150.000."
• Omzet. "Een gemiddelde jaaromzet over de laatste drie boekjaren van minimaal € 500.000."
• Beschikbaarheid. "Storingen worden binnen 4 uur na melding verholpen, 24 uur per dag, 7 dagen per week."
• Prijsplafond. "Inschrijvingen boven het maximumbudget van € 250.000 worden terzijde gelegd."
• Vorm. "Het plan van aanpak telt maximaal 6 pagina's A4; pagina's daarboven worden niet gelezen." Soms is dat een knock-out, soms alleen puntverlies. Lees de consequentie die erbij staat.
• Akkoordverklaring. "De inschrijver gaat akkoord met de conceptovereenkomst." Wie in zijn inschrijving voorbehouden maakt, loopt het risico dat die ongeldig is.

Hoe vind je knock-out criteria vroeg?

De snelste manier is om de stukken in een vaste volgorde door te lopen en elke harde eis met zijn bron op één lijst te zetten. Begin bij de aankondiging: daar staan de geschiktheidseisen vaak al samengevat. Daarna de leidraad, dan het programma van eisen, en als laatste de conceptovereenkomst en de bijlagen.

1. Maak een knock-outlijst. Per eis: de letterlijke tekst, het document en de pagina. Zonder bron discussieer je later intern over wat er "ongeveer" stond.
2. Zoek op signaalwoorden. Zoek in de pdf op "moet", "minimaal", "uitsluiting", "terzijde" en "ongeldig". Je vindt zo ook eisen die in een bijlage verstopt zitten.
3. Lees de conceptovereenkomst. Daar staan vaak eisen aan verzekeringen, boetes en beschikbaarheid die in de leidraad niet terugkomen.
4. Werk de lijst bij na elke nota van inlichtingen. Een nota kan een eis toevoegen, verzwaren of schrappen.

Hoe toets je knock-out criteria?

Geef elke eis een van drie oordelen: voldoen we, voldoen we niet, of twijfel. Onderbouw elk "ja" met een concreet bewijsstuk dat je nu al hebt, niet met "dat regelen we wel".

• Ja. Je hebt het bewijs: een geldig certificaat (let op de vervaldatum), een referentie die aan alle voorwaarden voldoet, de omzetcijfers.
• Nee. Kun je het oplossen met een partner of onderaannemer? Een beroep op de bekwaamheid van een derde mag, maar dan moet die partij bij ervaring en kwalificaties het werk ook zelf uitvoeren. Kan dat niet, dan is het een no-bid.
• Twijfel. Stel een vraag in de vragenronde. Twijfel is geen reden om door te schrijven in de hoop dat het goed komt.

Eén "nee" zonder oplossing is genoeg om te stoppen. Neem de knock-outs daarom als eerste stap in je bid/no-bid-besluit, voordat je tijd steekt in de inhoud.

Is een knock-out onredelijk? Stel hem ter discussie

Een knock-out die niet in verhouding staat tot de opdracht, mag je aanvechten, maar wel tijdens de inschrijftermijn. De Aanbestedingswet eist dat opdrachtgevers alleen eisen stellen die verband houden met en in een redelijke verhouding staan tot de opdracht (art. 2.90 lid 8). De Gids Proportionaliteit werkt dat uit, bijvoorbeeld met een maximum van 3 keer de opdrachtwaarde voor een omzeteis en één referentie per kerncompetentie.

Let vooral op eisen die maar een paar bedrijven kunnen halen, zoals een merknaam zonder "of gelijkwaardig" of een referentie bij precies dezelfde soort opdrachtgever. Zulke eisen beperken de concurrentie zonder dat de opdracht erom vraagt.

Gebruik daarvoor de vragenronde. Leg uit waarom de eis te zwaar is en stel een alternatief voor. Wie zwijgt en na de gunning klaagt, krijgt vaak te horen dat hij dat eerder had moeten doen. Hoe je zo'n vraag goed formuleert, lees je bij de nota van inlichtingen.