De Alcatel-termijn bij aanbestedingen

Je hebt ingeschreven, de beoordeling is klaar en er ligt een brief: gewonnen of niet. Vanaf dat moment loopt er een klok die bepaalt wat je nog kunt doen. Die klok heet de Alcatel-termijn, naar de zaak van het Europese Hof waarin hij ontstond. Wie hem mist, is zijn kans op bezwaar vaak kwijt.

Wat is de Alcatel-termijn?

De Alcatel-termijn is een wachttijd van minimaal 20 kalenderdagen tussen de gunningsbeslissing en het sluiten van het contract. In de Aanbestedingswet 2012 heet hij de opschortende termijn (art. 2.127). In die periode mag de opdrachtgever het contract nog niet tekenen. Afgewezen inschrijvers krijgen zo de tijd om de beslissing te controleren en zo nodig naar de rechter te stappen, voordat er een contract ligt dat niet meer terug te draaien is.

De termijn begint op de dag na verzending van de gunningsbeslissing. Verstuurt de opdrachtgever de beslissing op 1 oktober, dan is 2 oktober dag 1 en 21 oktober dag 20.

Wanneer geldt de termijn?

Verplicht is de Alcatel-termijn bij Europese aanbestedingen. Er zijn een paar uitzonderingen in de wet:

• Er hoefde geen aankondiging te worden gepubliceerd, bijvoorbeeld bij een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging.
• Er is maar één betrokken inschrijver en er zijn geen betrokken gegadigden.
• Het gaat om een opdracht binnen een raamovereenkomst, zoals een De minicompetitie: zo win je opdrachten binnen een raamovereenkomst, of binnen een dynamisch aankoopsysteem.

Bij nationale procedures is de termijn niet wettelijk verplicht. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding noemt de Gids Proportionaliteit direct gunnen in strijd met fair play. Een redelijke termijn van 7 of 10 kalenderdagen is daar gebruikelijk. De leidraad vertelt je welke termijn geldt.

Wat moet er in de gunningsbeslissing staan?

De termijn werkt alleen als je genoeg informatie krijgt om de beslissing te beoordelen. Daarom schrijft art. 2.130 voor dat de De gunningsbeslissing bij een aanbesteding de relevante redenen bevat en een nauwkeurige omschrijving van de termijn. Onder relevante redenen valt in elk geval:

• de naam van de winnaar;
• de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving;
• in de praktijk: jouw scores per gunningscriterium, die van de winnaar en de motivering van de beoordelingscommissie.

Staan de scores er zonder uitleg, dan is dat een reden om snel om een nadere motivering te vragen. Een onvolledige motivering kan de termijn in een procedure laten opschuiven, maar reken daar niet op: vraag het direct.

Afgewezen: wat kun je doen binnen 20 dagen?

1. Lees de beslissing de dag zelf. Vergelijk je scores met die van de winnaar per criterium. Waar zit het verschil, en is de motivering te volgen vanuit de beoordelingssystematiek in de leidraad?
2. Vraag binnen enkele dagen om uitleg. Een vraag stuur je via het aanbestedingsplatform of per e-mail aan de contactpersoon. Het antwoord kost tijd, en die tijd gaat van je 20 dagen af.
3. Check de winnaar. Voldoet de winnende inschrijving aantoonbaar aan de knock-outeisen en geschiktheidseisen? Is de prijs rekenkundig goed verwerkt?
4. Beslis ruim voor dag 20. Wil je bezwaar maken, dan is een kort geding bij de voorzieningenrechter de gebruikelijke route. Een advocaat heeft een paar dagen nodig om een dagvaarding op te stellen.

Wat gebeurt er na afloop van de termijn?

Is er binnen de termijn geen kort geding aangespannen, dan mag de opdrachtgever het contract definitief sluiten. Heeft de opdrachtgever in de leidraad en in de afwijzingsbrief uitdrukkelijk een vervaltermijn opgenomen, dan kun je daarna ook niet meer tegen de beslissing opkomen.

Sluit de opdrachtgever het contract te vroeg, dus zonder de 20 dagen af te wachten, dan is het contract vernietigbaar (art. 4.15). Die vordering moet binnen 30 dagen na de publicatie of kennisgeving van de gunning, en anders binnen 6 maanden na het sluiten.

En als je wint?

Ook dan telt de termijn: het is een voorlopige gunning. Tot het contract getekend is, kan een concurrent nog een kort geding beginnen. Gebruik de tijd om de bewijsstukken klaar te zetten die de opdrachtgever van de beoogde winnaar vraagt, zoals een uittreksel van de KvK (niet ouder dan 6 maanden) en de Gedragsverklaring Aanbesteden (niet ouder dan 2 jaar). Die zijn vaak de laatste drempel voor het contract.