Geschiktheidseisen bij een aanbesteding

Geschiktheidseisen zijn de poort van een aanbesteding. Voldoe je eraan, dan wordt je inschrijving beoordeeld. Voldoe je er niet aan, dan leest niemand je plan van aanpak. Toch kijken veel inschrijvers er pas naar als het schrijfwerk al loopt. Draai dat om: de geschiktheidseisen zijn het eerste wat je leest, nog voor je besluit om in te schrijven.

Wat zijn geschiktheidseisen?

Geschiktheidseisen zijn minimumeisen aan je bedrijf die laten zien dat je de opdracht kunt uitvoeren. Het gaat dus niet om je aanbieding, maar om jou als ondernemer: heb je de financiële ruimte, de ervaring en de bevoegdheden voor dit werk? De opdrachtgever mag alleen eisen stellen die daarvoor nodig zijn (art. 2.90 lid 4) en die in een redelijke verhouding staan tot de opdracht (art. 2.90 lid 8).

Een geschiktheidseis is een ja/nee-toets. Je krijgt geen extra punten als je ruim voldoet. Een omzet van tien keer de gevraagde omzet levert niets meer op dan precies de gevraagde omzet. In de aankondiging op TenderNed staan de eisen vaak al samengevat, zodat je ze kunt toetsen voordat je de volledige stukken leest.

Verschil met uitsluitingsgronden

Uitsluitingsgronden kijken naar wat er fout is gegaan: veroordelingen, faillissement, belastingschulden. Geschiktheidseisen kijken naar wat je kunt. Beide verklaar je in het UEA, de uitsluitingsgronden in deel III en de geschiktheidseisen in deel IV.

De drie soorten geschiktheidseisen

De Aanbestedingswet kent drie soorten geschiktheidseisen: financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, en beroepsbevoegdheid (art. 2.90 lid 2). Een opdrachtgever hoeft ze niet alle drie te gebruiken, en doet dat bij kleinere opdrachten meestal ook niet.

Omzeteis: hoe hoog mag die zijn?

Een omzeteis mag in principe helemaal niet, en als de opdrachtgever hem toch stelt, is het maximum 3 keer de geraamde waarde van de opdracht (art. 2.90 lid 3 en 5). Voor een eis boven nul moet de opdrachtgever "zwaarwegende argumenten" in de stukken opnemen. Bij percelen geldt het maximum per perceel, of per cluster van percelen dat tegelijk wordt uitgevoerd.

De Gids Proportionaliteit gaat uit van een glijdende schaal: hoe complexer en risicovoller de opdracht, hoe hoger de eis mag zijn, van 50, 100 of 150% van de opdrachtwaarde tot 300% bij zeer complexe projecten. Voor het mkb is dit een van de meest aangevochten eisen, en terecht: een te hoge omzeteis houdt kleine bedrijven buiten de deur zonder dat de opdrachtgever er veel zekerheid voor terugkrijgt.

Referenties als geschiktheidseis

Referenties zijn de meest gebruikte geschiktheidseis: je toont met eerdere opdrachten aan dat je dit werk kunt. De wet begrenst hoe ver de opdrachtgever terug mag kijken: bij werken maximaal 5 jaar, bij leveringen en diensten maximaal 3 jaar (art. 2.93 lid 1). Langer mag alleen als dat nodig is om genoeg concurrentie te krijgen. De opdrachtgever hoort naar vergelijkbare onderdelen te vragen, niet naar een opdracht die precies gelijk is.

De Gids Proportionaliteit is strenger (voorschrift 3.5 G): maximaal één referentie per kerncompetentie, en de gevraagde omvang van een referentieproject is hooguit 60% van de geraamde waarde. Hoe je een referentie goed opschrijft, lees je in het artikel over referenties bij een aanbesteding.

Verschil tussen geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria

Geschiktheidseisen bepalen of je mag meedoen, selectiecriteria bepalen wie van de geschikte gegadigden doorgaat, en gunningscriteria bepalen wie de opdracht wint. De drie worden vaak door elkaar gehaald, ook in aanbestedingsstukken zelf.

Selectiecriteria mogen alleen het aantal gegadigden beperken: bij de niet-openbare procedure tot minimaal 5, bij de concurrentiegerichte dialoog, de mededingingsprocedure met onderhandeling en het innovatiepartnerschap tot minimaal 3 (art. 2.99). Gunningscriteria gaan over de aanbieding zelf. De opleiding en kwalificaties van je personeel mag de opdrachtgever niet tegelijk als geschiktheidseis en als gunningscriterium gebruiken (art. 2.93 lid 1 onder g). Meer daarover in het artikel over gunningscriteria.

Voorbeelden van geschiktheidseisen

Goede geschiktheidseisen zijn concreet, meetbaar en passen bij de omvang van de opdracht. Een paar voorbeelden uit de praktijk, met een oordeel:

• Redelijk. "De inschrijver heeft in de afgelopen 3 jaar ten minste één opdracht uitgevoerd voor het onderhoud van groenvoorzieningen met een waarde van minimaal € 100.000 per jaar." Eén referentie, passend bij een opdracht van ongeveer € 200.000 per jaar.
• Redelijk. "De inschrijver beschikt over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking van ten minste € 1.000.000 per gebeurtenis." Controleerbaar en gangbaar.
• Twijfelachtig. "De inschrijver heeft drie referenties voor exact dezelfde dienstverlening bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners." Te specifiek, en meer dan één referentie voor dezelfde kerncompetentie.
• Aanvechtbaar. "De gemiddelde jaaromzet over de laatste drie jaar bedraagt minimaal vijf keer de geraamde opdrachtwaarde." Boven het wettelijke maximum van 3 keer.

Voldoe je niet? Dit zijn je opties

Voldoe je niet aan een geschiktheidseis, dan heb je drie opties: de eis laten aanpassen, samen met een ander voldoen, of niet inschrijven. De eerste twee kosten tijd, dus beslis snel.

1. Stel een vraag in de vragenronde. Is de eis te zwaar, onderbouw dan waarom en stel een alternatief voor. Wie hier zwijgt, kan er na de gunning moeilijk nog over klagen. Hoe je zo'n vraag stelt, lees je in het artikel over de nota van inlichtingen.
2. Doe een beroep op een derde of schrijf in als combinatie. Je mag leunen op de draagkracht van een ander (art. 2.92) of op diens technische bekwaamheid (art. 2.94). Gaat het om ervaring of kwalificaties, dan moet die partij het betreffende werk ook zelf uitvoeren.
3. Laat het gaan. Past de opdracht niet, dan is een snelle no-bid beter dan een inschrijving die in de eerste ronde sneuvelt. Neem de geschiktheidseisen daarom mee in je bid/no-bid-afweging.