Fictieve korting aanbesteding: gunnen op waarde uitgelegd

Bij een aanbesteding met fictieve korting wint niet de laagste prijs, maar de laagste prijs na aftrek van je kwaliteit in euro's. Dat maakt het rekenen overzichtelijker dan bij een puntensysteem: je ziet precies wat een betere score je oplevert. Toch rekenen veel inschrijvers het niet door. Ze leveren een scherpe prijs en een gemiddeld plan in, terwijl de leidraad hen letterlijk vertelt dat kwaliteit meer oplevert. Dit artikel rekent een voorbeeld helemaal uit.

Wat is een fictieve korting bij een aanbesteding?

Een fictieve korting is een bedrag dat de opdrachtgever van je inschrijfprijs aftrekt op basis van je kwaliteitsscore, alleen om de inschrijvingen te vergelijken. De methode heet gunnen op waarde. De uitkomst is een fictieve inschrijfprijs, en de inschrijver met de laagste fictieve prijs wint. Voor het bedrag dat je later factureert, heeft de fictieve prijs geen betekenis: je krijgt gewoon je echte inschrijfprijs.

Gunnen op waarde is een van de beoordelingsmethoden voor de beste prijs-kwaliteitverhouding. Volgens PIANOo wordt ze vooral bij werken gebruikt. In de bouw spreekt men ook wel van EMVI-korting of kwaliteitswaarde. Een opdrachtgever kan een lage score ook laten leiden tot een fictieve opslag: dan wordt er bij een zware onvoldoende juist een bedrag bij je prijs opgeteld.

Hoe werkt gunnen op waarde?

De leidraad koppelt aan elk kwaliteitscriterium een maximaal bedrag en een schaal. In drie stappen kom je tot de winnaar:

1. Score per criterium. De beoordelingscommissie beoordeelt elk kwaliteitsonderdeel, bijvoorbeeld op een schaal van onvoldoende tot zeer goed.
2. Omrekenen naar euro's. Elke score hoort bij een bedrag. Vaak loopt dat lineair van € 0 bij een onvoldoende tot het maximum bij de hoogste score.
3. Aftrekken. De bedragen van alle criteria samen vormen je fictieve korting. Inschrijfprijs min korting is je fictieve inschrijfprijs. De laagste wint.

Fictieve korting: een doorgerekend voorbeeld

Een gemeente besteedt het onderhoud van haar openbaar groen aan voor vier jaar. De leidraad noemt twee kwaliteitscriteria, met een lineaire schaal van onvoldoende (€ 0) tot zeer goed (maximum):

Drie bedrijven schrijven in:

Wat is een betere score je in euro's waard?

Bij gunnen op waarde lees je de waarde van kwaliteit rechtstreeks uit de leidraad: in het voorbeeld is één stap hoger op het plan van aanpak € 30.000 waard en op duurzaamheid € 15.000. Daarmee kun je twee vragen beantwoorden die bij een puntensysteem veel meer rekenwerk vragen.

• Hoe ver kan B met zijn prijs omhoog? B wint zolang zijn fictieve prijs onder die van A blijft (€ 685.000). Met dezelfde scores mag B dus tot net onder € 820.000 inschrijven. Dat is de hoogste winnende prijs bij dit kwaliteitsniveau.
• Wat had A moeten doen? Met dezelfde scores had A onder € 750.000 moeten blijven, dus ruim € 10.000 goedkoper. Eén stap hoger op het plan van aanpak (van ruim voldoende naar goed) had A € 30.000 extra korting gegeven: fictieve prijs € 655.000, en A had gewonnen zonder een euro van zijn prijs af te halen.

Dat tweede punt is de les van bijna elke gunning op waarde. Een stap hoger op een zwaar criterium is vaak meer waard dan de marge die je nog uit je prijs kunt halen. Een beter plan kost wel schrijftijd, maar die investering is meestal kleiner dan het bedrag dat je anders van je prijs afhaalt.

Fictieve korting of relatieve prijsformule: wat is het verschil?

Bij een fictieve korting hangt je fictieve prijs alleen af van je eigen prijs en je eigen scores. Bij een relatieve prijsformule hangt je prijsscore ook af van de prijs van anderen. Een bekende relatieve formule is: prijsscore = maximum punten × laagste prijs / jouw prijs.

Let op: in dit tweede scenario wint A bij gunnen op waarde (€ 625.000 tegen € 675.000), terwijl B bij de puntenmethode wint (79,57 tegen 65). De methode en de gekozen bedragen of gewichten bepalen dus wie wint. Reken daarom altijd met het model uit de leidraad, niet met een vuistregel.

PIANOo raadt relatieve formules af. Een van de redenen is de rangordeparadox: valt een inschrijver later af, bijvoorbeeld omdat zijn inschrijving ongeldig blijkt, dan veranderen de prijsscores van de anderen en kan de winnaar wisselen.

Valkuilen bij een aanbesteding met fictieve korting

• Rekenen met het maximum. Niemand scoort overal zeer goed. Reken met de score die je realistisch haalt, en met één stap lager als tegenvaller.
• De onvoldoende onderschatten. Een onvoldoende levert € 0 op en soms een opslag. In sommige leidraden leidt een onvoldoende op een criterium zelfs tot uitsluiting.
• Te diep duiken met je prijs. Een extreem lage prijs kan de opdrachtgever laten onderzoeken of je inschrijving abnormaal laag is (art. 2.116). Daarnaast leggen sommige leidraden een minimum- of maximumprijs vast.
• Vergeten dat de korting fictief is. Je krijgt de korting niet uitbetaald en hoeft haar ook niet te geven. Je begroting moet kloppen op je echte inschrijfprijs.

Hoe je de kwaliteitsscore zelf omhoog krijgt, lees je bij het plan van aanpak. De achtergrond van de gunningssystematiek staat bij EMVI en BPKV en gunningscriteria.