Gunningscriteria bij aanbestedingen

Gunningscriteria bepalen wie de opdracht krijgt. Toch lezen veel inschrijvers ze pas goed als het plan van aanpak al half geschreven is. Dat is de verkeerde volgorde: uit de gunningscriteria en de weging haal je hoeveel punten er te verdienen zijn, waar je ruimte in je tekst naartoe moet en hoeveel een betere score in euro's waard is. Dit artikel legt uit wat gunningscriteria zijn, geeft voorbeelden en zet ze naast de begrippen waarmee ze vaak worden verward.

Wat zijn gunningscriteria?

Gunningscriteria zijn de criteria waarop de aanbestedende dienst de ingediende inschrijvingen met elkaar vergelijkt om de winnaar te kiezen. Bij Europese aanbestedingen is het overkoepelende criterium de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), met de beste prijs-kwaliteitverhouding als hoofdregel (art. 2.114 Aanbestedingswet). Onder dat criterium hangen de nadere criteria of subgunningscriteria waar je in de praktijk op wordt gescoord.

De wet stelt een paar harde voorwaarden:

• De criteria houden verband met het voorwerp van de opdracht (art. 2.115 lid 2 en 3).
• De dienst maakt de criteria vooraf bekend, met het relatieve gewicht van elk criterium. Dat gewicht mag een marge zijn. Kan er om objectieve redenen niet worden gewogen, dan staan de criteria in afnemende volgorde van belang (art. 2.115 lid 4 en 5).
• De criteria waarborgen echte mededinging en gaan vergezeld van specificaties waarmee de dienst kan toetsen hoe goed een inschrijving eraan voldoet (art. 2.113a).

Gunningscriteria: voorbeelden

Een gunningscriterium beschrijft wat de opdrachtgever extra waardeert boven de minimumeisen. Artikel 2.115 noemt zelf een reeks mogelijke criteria, zoals kwaliteit en technische verdienste, toegankelijkheid, sociale en milieukenmerken, klantenservice en leveringstermijn. In leidraden zie je ze vaak zo terug:

• Plan van aanpak. Hoe voer je de opdracht uit en wat levert dat de opdrachtgever op? Zie het plan van aanpak.
• Risicobeheersing. Welke risico's zie je voor deze opdracht en welke maatregelen neem je?
• Duurzaamheid. Bijvoorbeeld de CO2-uitstoot van je materieel of het aandeel hergebruikt materiaal.
• Social return. Hoeveel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zet je in, en hoe?
• Kwaliteit van het personeel. Opleiding en ervaring van het team dat de opdracht uitvoert, als dat de uitvoering echt beïnvloedt.
• Service en responstijd. Hoe snel ben je ter plaatse bij een storing en hoe bereikbaar is je helpdesk?
• Prijs of kosten. De inschrijfprijs, of de kosten over de hele levensduur.

Verschil tussen gunningscriteria, geschiktheidseisen en selectiecriteria

Gunningscriteria gaan over je inschrijving; geschiktheidseisen en selectiecriteria gaan over jou als onderneming. De Gids Proportionaliteit maakt dat onderscheid uitdrukkelijk, omdat het in de praktijk vaak door elkaar loopt.

Het gevolg voor je inschrijving: ervaring van je bedrijf als geheel bewijs je bij de geschiktheid, met referenties. Bij de gunning scoor je op wat je voor déze opdracht aanbiedt. De wet staat wel toe dat de ervaring en kwalificatie van het personeel dat de opdracht uitvoert een gunningscriterium is, als die kwaliteit de uitvoering aanzienlijk beïnvloedt (art. 2.115 lid 2 onder g). Eisen die je zonder meer moet halen, heten ook wel knock-outcriteria.

Weging van gunningscriteria

De weging vertelt je hoeveel elk criterium bijdraagt aan je totaalscore, en dus waar je tijd naartoe moet. Een criterium van 30 punten verdient drie keer zoveel aandacht als een criterium van 10 punten. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk krijgt het onderwerp waar de schrijver het meest van weet vaak de meeste pagina's.

De Gids Proportionaliteit waarschuwt opdrachtgevers dat prijs ongemerkt de doorslag kan geven, ook bij een gunning op kwaliteit. Dat gebeurt bijvoorbeeld als alle inschrijvers op een criterium ongeveer even hoog scoren, of als de commissie alleen cijfers tussen 5 en 7 geeft op een schaal van 10. Zie je in de leidraad dat kwaliteit weinig onderscheid kan maken, dan weet je dat de prijs het gaat beslissen. Stel daarover een vraag in de nota van inlichtingen of pas je strategie aan.

Welke beoordelingsmethoden zijn er?

De beoordelingsmethode bepaalt hoe scores op de gunningscriteria worden omgerekend naar een winnaar. PIANOo onderscheidt zes methoden:

Gunningscriteria in het Engels

Gunningscriteria heten in het Engels "award criteria". In de Europese aanbestedingsrichtlijn 2014/24/EU staan ze onder "contract award criteria" (artikel 67), en de economisch meest voordelige inschrijving heet daar "most economically advantageous tender" (MEAT). De beste prijs-kwaliteitverhouding is "best price-quality ratio".

Pas op met "selection criteria". In de richtlijn (artikel 58) vallen daaronder de eisen die in Nederland geschiktheidseisen heten: beroepsbevoegdheid, financiële draagkracht en technische bekwaamheid. Wat Nederland selectiecriteria noemt, heet in de richtlijn het beperken van het aantal gegadigden. Lees je een Engelstalige uitvraag, bijvoorbeeld van een internationale organisatie, controleer dan welk begrip bedoeld wordt.

Hoe lees je de gunningscriteria als inschrijver?

Lees ze als een rekenmodel en als een schrijfopdracht tegelijk. Werk ze vóór je gaat schrijven uit in een tabel:

1. Criterium en gewicht. Hoeveel punten of euro's staan er op het spel?
2. De vraag erachter. Wat wil de opdrachtgever bereiken? Dat staat vaak in de toelichting of de beoordelingsaspecten per criterium.
3. De schaal. Wat moet er in je tekst staan voor een voldoende, een goed en een zeer goed?
4. Ruimte. Hoeveel pagina's of woorden mag je per criterium gebruiken?
5. Onduidelijkheden. Is een criterium vaag of overlapt het met een ander? Vraag het in de vragenronde. Wie een onduidelijkheid laat liggen tot na de gunning, kan zijn recht om erover te klagen verliezen.