Aanbestedingen vinden als MKB bedrijf

De meeste MKB bedrijven die zeggen dat ze "geen geschikte aanbestedingen zien", zoeken op de verkeerde plek of met de verkeerde filters. Overheidsopdrachten boven de Europese drempel staan allemaal op TenderNed of andere platforms. Een deel van de kleinere opdrachten verschijnt nooit openbaar. Wie aanbestedingen wil vinden, kan dat dus op twee manieren doen: goed zoeken in de openbare bronnen en/of zorgen dat je wordt uitgenodigd voor wat niet op dit soort platforms gepubliceerd wordt.

Waar vind je aanbestedingen als MKB?

Openbare aanbestedingen van onder andere de Nederlandse overheid vind je op TenderNed (dit is het aanbestedingssysteem van de overheid). De Aanbestedingswet verplicht aanbestedende diensten om Europese aankondigingen via TenderNed te doen. TenderNed stuurt ze door naar TED (Tenders Electronic Daily), het Europese publicatieplatform. Kondigt een dienst een nationale opdracht vrijwillig aan, dan moet dat ook via TenderNed (art. 1.18).

Daarnaast bestaan er andere aanbestedingsplatforms, zoals Mercell en CTM. Daar voert een opdrachtgever de procedure uit: stukken, vragen en inschrijvingen lopen via dat platform. De aankondiging staat dan toch op TenderNed. Dat gebeurt meestal automatisch via een koppeling tussen bieden platforms. De overheid mag daarnaast ook publiceren op andere media, zoals vakbladen of andere websites.

Aanbestedingen zoeken als MKB op TenderNed en TED

Je kan op TenderNed zonder account zoeken in de lijst met aankondigingen. Een account met eHerkenning heb je pas nodig als je je wil aanmelden of inschrijven. Het zoeken zelf gaat het best met een combinatie van drie filters:

1. De opdrachtomschrijving: Aanbestedingen zijn ingedeeld met CPV codes, dat is een Europese codelijst met opdrachten. Kies de codes die passen bij jouw diensten, maar ook de codes ernaast. Een schoonmaakbedrijf dat alleen op "schoonmaakdiensten" filtert, mist de opdracht die als "facilitaire diensten" is ingedeeld. Dat maakt een groot verschil in de zoektocht.
2. Zoektermen: Vul de codes aan met woorden die in jouw vak in titels staan. Codes worden niet altijd zorgvuldig gekozen. Het gebruik van woorden in de titel zijn vaak preciezer.
3. Regio en type opdracht: Filter op plaats van uitvoering en op werken, leveringen of diensten. Wees daar niet te streng in: een landelijke opdracht kan per regio zijn verdeeld.

Op TED zoek je op dezelfde manier, met CPV codes en een land. Voor de meeste MKB bedrijven is TED alleen interessant als je al klanten over de grens hebt of op de grens werkt.

Onderhandse opdrachten voor MKB vind je niet online

Onder de Europese drempel hoeft een opdrachtgever een opdracht niet aan te kondigen. Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding nodigt hij volgens de Gids Proportionaliteit 3 tot 5 ondernemers uit, en de rest van de markt hoort er niets van. Voor leveringen en diensten van decentrale overheden ligt de drempel in 2026 en 2027 op € 216.000, voor de centrale overheid op € 140.000. Veel mkb-opdrachten zitten daaronder.

Om die uitnodigingen te krijgen, moet de inkoper je kennen. Dat lukt op drie manieren:

• Doe mee aan een Marktconsultatie bij aanbestedingen: meedoen als inschrijver in jouw vakgebied, ook als de opdracht zelf niet direct bij je past. Inkopers onthouden wie serieuze input gaf.
• Kijk of een gemeente of regio een leveranciersregistratie of inkoopportaal heeft en schrijf je daar in.
• Lever goed werk bij kleine opdrachten. Een tevreden contractmanager noemt je naam als er een meervoudig onderhandse ronde komt.

Wat is een aanbestedingskalender?

Een aanbestedingskalender is een overzicht van een opdrachtgever waarin staat welke aanbestedingen wanneer moeten starten. PIANOo omschrijft het doel zo: bedrijven kunnen zich beter voorbereiden. Een dienst die zo'n kalender heeft, zet hem meestal op de eigen website. Zoek dus op de naam van de opdrachtgever plus "aanbestedingskalender". Niet elke organisatie heeft er een.

Lees zo'n kalender als een indicatie. PIANOo zegt er uitdrukkelijk bij dat je geen rechten kunt ontlenen aan de genoemde data, of aan het feit dat een aanbesteding er staat. In de praktijk schuiven geplande publicaties regelmatig een paar maanden op. Toch is het de beste bron om maanden vooruit te plannen: je weet welke referenties je moet verzamelen, welk certificaat je nog nodig hebt en met wie je eventueel als combinatie wilt inschrijven.

Een overzicht bijhouden zonder te verdrinken

Een bruikbaar overzicht van aanbestedingen bevat alleen de opdrachten waar je serieus over wilt nadenken, niet alles wat technisch past. Stel op TenderNed een interesseprofiel in op aanbestedende diensten, type opdracht, regio, opdrachtomschrijving en zoektermen. Je krijgt dan attenderingsmails, direct na publicatie of eenmaal per dag. Kies voor de dagelijkse mail: dan beoordeel je in één keer alles wat binnenkwam.

Doe die beoordeling in twee minuten per aankondiging, met drie vragen:

1. Mogen we meedoen? Kijk naar de knock-outeisen en de geschiktheidseisen in de aankondiging, zoals certificaten en referenties.
2. Kunnen we het leveren? Past de omvang bij je capaciteit in de looptijd?
3. Willen we het? Is het een opdrachtgever en een soort werk waar je marge op maakt?

Twee keer ja en één keer twijfel? Dan zet je hem op je lijst en neem je een echt bid/no-bid-besluit. De rest laat je gaan. De meeste inschrijvers onderschatten hoeveel tijd een aanbesteding kost en zeggen te vaak ja tegen opdrachten die net niet passen.

Aanbestedingen vinden voordat ze gepubliceerd zijn

De beste aanbestedingen vind je voordat ze op TenderNed staan. Vanaf de publicatie heb je bij een openbare Europese procedure minimaal 45 dagen, en dat is krap als je nog een partner of referentie moet regelen. Er zijn vier vroege signalen:

• Vooraankondigingen en marktconsultaties. Die staan ook op TenderNed. Je kunt je interesseprofiel erop instellen.
• Aflopende contracten. Op TenderNed worden ook gunningen gepubliceerd. Een contract dat in 2022 voor vier jaar is gegund, komt rond 2026 opnieuw op de markt. Noteer de einddatum van contracten in jouw vakgebied.
• Raadsstukken en begrotingen. Een gemeenteraad die geld vrijmaakt voor een nieuw zwembad of een nieuwe aanpak in het sociaal domein, kondigt daarmee een aanbesteding aan, vaak een jaar vooruit.
• Aanbestedingskalenders. Zie hierboven.

Waar het vaak misgaat bij het zoeken

De meest gemaakte fout is een profiel die te smal is, namelijk een beperkt aantal CPV codes en geen zoektermen. Je ziet dan weinig en concludeert dat er geen markt is of dat er niets in de markt staat. De tweede fout is het omgekeerde: een profiel dat zo breed is dat je elke dag veertig mails krijgt en ze na een week niet meer leest. Stel je profiel na een maand bij op basis van wat je hebt overgeslagen.

Een andere fout die gemaakt wordt: alleen zoeken en niet kijken naar wie er wint. Wie de gunningen en de gunningscriteria in je vakgebied volgt, ziet wie er wint en welke opdrachtgevers vooral op kwaliteit of juist op prijs gunnen. Dat bepaalt meer dan de aankondiging zelf of je een kans maakt.