Aanbesteding schrijven: zo pak je een tender aan

Een aanbesteding schrijven is geen schrijfklus die je in de laatste week doet. Het is een klein project met een harde deadline, meerdere auteurs en een lezer die met een scoreformulier naast je tekst zit. Mkb-bedrijven die een paar keer per jaar inschrijven, verliezen vaak niet op vakkennis maar op planning en op teksten die niet de vraag beantwoorden. Dit artikel loopt het schrijfproces door en helpt je kiezen tussen zelf schrijven en een tenderschrijver inhuren.

Wat houdt een aanbesteding schrijven in?

Een aanbesteding schrijven betekent een volledige inschrijving opstellen die aan alle eisen voldoet en zo hoog mogelijk scoort op de gunningscriteria. Dat bestaat uit drie delen:

• Het formele deel. Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) of een eigen verklaring, formulieren, verklaringen en eventueel referenties. Hier verdien je geen punten, maar een fout kan je inschrijving ongeldig maken.
• Het kwalitatieve deel. Het plan van aanpak en de andere teksten die de beoordelingscommissie scoort. Hier zit het meeste schrijfwerk en het meeste verschil tussen inschrijvers.
• De prijs. Het prijsformulier, afgestemd op wat je in je plan belooft.

Met "tender schrijven" bedoelen de meeste mensen vooral het kwalitatieve deel. Dat is terecht waar het de punten betreft, maar een inschrijving met een uitstekend plan en een vergeten handtekening wint niet.

Tender schrijven in zeven stappen

1. Besluit of je meedoet. Toets de knock-outeisen, de geschiktheidseisen en je kans op winst voordat je uren investeert. Zie bid/no-bid.
2. Ontleed de stukken. Zet alle eisen, gunningscriteria, wegingen, paginalimieten en deadlines in één overzicht. Lees ook de conceptovereenkomst: wat je belooft, wordt vaak contract.
3. Stel je vragen op tijd. Onduidelijkheden en tegenstrijdigheden leg je voor in de vragenronde. De antwoorden komen in de nota van inlichtingen. Bij Europese aanbestedingen moet de dienst tijdig gevraagde inlichtingen uiterlijk 10 dagen voor de sluiting geven.
4. Bepaal je kernboodschap. Wat zijn de twee of drie redenen waarom deze opdrachtgever voor jou moet kiezen? Die komen in elk hoofdstuk terug, afgestemd op het criterium.
5. Maak een retroplanning. Reken terug vanaf de sluitingsdatum: indienen, eindcontrole, laatste review, tweede versie, eerste versie, interviews met de uitvoerders. Bij een openbare Europese procedure heb je in principe minimaal 45 dagen vanaf de verzending van de aankondiging, en die zijn sneller op dan je denkt.
6. Schrijf per criterium. Volg de koppen en de volgorde van de leidraad. Begin elk hoofdstuk met het antwoord, onderbouw met bewijs en maak toezeggingen meetbaar.
7. Review als beoordelaar. Laat iemand die niet heeft meegeschreven elk hoofdstuk scoren met de beoordelingsschaal uit de leidraad. Daarna volgt een aparte eindcontrole op de formele eisen.

Hoe schrijf je een tender die punten scoort?

Schrijf voor de beoordelaar, niet voor jezelf. Een commissielid leest meerdere inschrijvingen achter elkaar, vaak naast zijn gewone werk, en zoekt per criterium naar aanwijsbare antwoorden. Drie regels die het verschil maken:

• Specifiek boven algemeen. Noem de locatie, de gebruikers en de knelpunten van deze opdrachtgever. Een zin die in elke inschrijving had kunnen staan, levert niets op.
• Bewijs boven bewering. Achter elke claim hoort een cijfer, een referentie of een meting.
• Meetbaar boven mooi. "Wij reageren snel" scoort niet; "binnen 4 uur ter plaatse, maandelijks gerapporteerd" wel. Maak een toezegging alleen als je haar kunt nakomen.

Een uitgewerkt voorbeeld van een zwakke en een sterke passage staat bij het plan van aanpak.

Wat doet een EMVI-schrijver of tenderschrijver?

Een tenderschrijver, in de bouw vaak EMVI-schrijver genoemd, zet de kennis van jouw organisatie om in teksten die scoren op de gunningscriteria. De naam komt van EMVI, de oude term voor gunnen op prijs en kwaliteit; zie EMVI en BPKV. Een goede tenderschrijver doet meer dan formuleren:

• hij vertaalt de leidraad naar een schrijfplan per criterium;
• hij interviewt je uitvoerders en projectleiders en haalt het bewijs boven;
• hij bewaakt paginalimieten, structuur en toon;
• hij leest kritisch mee als een beoordelaar.

Wat een tenderschrijver niet kan, is de inhoud verzinnen. De aanpak, de maatregelen en het bewijs moeten van jou komen. Een tekst die mooi loopt maar niet klopt met hoe je werkt, kost je later in de uitvoering meer dan je met de gunning wint.

Zelf doen of een tenderschrijver inhuren?

Voor de meeste mkb-bedrijven is de beste keuze een mengvorm: zelf schrijven met een vaste aanpak, en hulp inhuren voor grote of strategische inschrijvingen. De opties naast elkaar:

Een vuistregel: huur hulp in voor wat je niet vaak genoeg doet om er goed in te worden, en houd zelf in de hand wat bij elke inschrijving terugkomt, zoals je bedrijfsgegevens, referenties en standaardantwoorden. Meer over het kiezen van software lees je bij tendersoftware.

Hoe schrijf je de volgende aanbesteding sneller?

Door na elke inschrijving vast te leggen wat je opnieuw kunt gebruiken, in plaats van de hele map te kopiëren. Een tekst hergebruiken werkt zelden; de bouwstenen wel. Houd daarom een eigen bibliotheek bij met:

• Bedrijfsgegevens. KvK-gegevens, omzetcijfers, verzekeringen en organogram, met de datum van de laatste controle.
• Certificaten. Met de vervaldatum, zodat je niet in de laatste week merkt dat een ISO-certificaat verlopen is.
• Referenties. Per project de omvang, de periode, de contactpersoon en een ondertekende verklaring van de opdrachtgever.
• Goedgekeurde standaardantwoorden. Over je kwaliteitssysteem, veiligheid of klachtenafhandeling, als basis die je per opdracht aanpast.
• Scores en motiveringen. Wat de commissie van je vorige plannen vond. Daar leer je meer van dan van welk schrijfadvies ook.

Welke fouten maken inschrijvers het vaakst?

• Te laat beginnen. De eerste versie komt pas in de laatste week, waardoor er geen tijd is voor review.
• De vraag niet beantwoorden. Een mooi verhaal over je bedrijf, terwijl het subcriterium naar risicobeheersing vroeg.
• Knippen en plakken. Hergebruikte teksten met de naam van een vorige opdrachtgever erin. Beoordelaars zien het direct.
• Formele fouten. Een ontbrekende bijlage, een verlopen certificaat of een verkeerd bestandsformaat. Hier helpt geen goed plan meer.
• Plan en prijs los van elkaar. Een extra projectleider in het plan die niet in de prijs zit.