De nota van inlichtingen bij een aanbesteding

Bijna elke aanbesteding heeft een vragenronde. Wat je daar vraagt, en wat anderen vragen, komt terug in de nota van inlichtingen. Veel inschrijvers lezen die nota snel door en gaan verder met schrijven. Dat is een vergissing: de nota kan een eis aanscherpen, een knock-out schrappen of de beoordeling veranderen. En wie in de vragenronde zwijgt over een fout in de stukken, kan daar later meestal niet meer over klagen.

Wat is een nota van inlichtingen?

Een nota van inlichtingen is het document waarin de opdrachtgever alle vragen van inschrijvers beantwoordt en de antwoorden naar iedereen stuurt. Zo krijgt elke inschrijver dezelfde informatie. De Aanbestedingswet regelt dit in art. 2.53: een ondernemer mag inlichtingen vragen over een aanbesteding, en de opdrachtgever beantwoordt de vragen in een nota die naar alle gegadigden of inschrijvers gaat.

Meestal worden de vragen geanonimiseerd. Je ziet dus wel wat je concurrenten vragen, maar niet wie het vraagt. De antwoorden worden onderdeel van de aanbestedingsstukken. Staat er in de nota iets anders dan in de leidraad, kijk dan in de leidraad welke rangorde van stukken geldt. In veel leidraden gaat de nota voor, omdat hij later is opgesteld.

Lees de nota daarom als een wijziging van de stukken, niet als een service. Een antwoord als "zie paragraaf 3.2" zegt niets nieuws, maar een antwoord als "de eis wordt aangepast naar ISO 9001 of gelijkwaardig" verandert je inschrijving.

Hoeveel dagen tussen nota van inlichtingen en inschrijving?

Bij een Europese aanbesteding moet de opdrachtgever de inlichtingen uiterlijk 10 dagen voor de sluiting geven, mits je de vraag op tijd hebt gesteld (art. 2.54). Bij een onderbouwde urgente procedure is dat 4 dagen. Voor nationale procedures staat er geen termijn in de Aanbestedingswet. Daar kijk je naar het ARW 2016 (voor werken) en naar de leidraad.

De Gids Proportionaliteit (paragraaf 4.1) vraagt opdrachtgevers de definitieve, gebundelde nota uiterlijk 10 dagen voor de inschrijving te publiceren. De Gids is een "pas toe of leg uit"-richtsnoer. Ook bij een meervoudig onderhandse aanbesteding mag je dus verwachten dat de opdrachtgever die 10 dagen aanhoudt, of in de leidraad uitlegt waarom niet.

Wat als de nota te laat komt?

Bij een Europese aanbesteding moet de opdrachtgever de inschrijftermijn verlengen als tijdig gevraagde informatie niet op tijd is gegeven, of als de stukken aanzienlijk zijn gewijzigd (art. 2.73). De verlenging moet in verhouding staan tot het belang van de wijziging. Krijg je drie dagen voor de sluiting een nota met een nieuwe eis, vraag dan direct om uitstel. Zwijgen en toch indienen maakt een latere klacht zwak.

Hoe stel je goede vragen voor de nota van inlichtingen?

Een goede vraag wijst naar een precieze plek in de stukken en vraagt om een antwoord waar je iets mee kunt. Veel opdrachtgevers leveren een vragenformulier in Excel mee, met kolommen voor document, paragraaf, pagina en vraag. Gebruik dat formulier, anders loop je het risico dat je vraag niet wordt behandeld.

1. Verwijs precies. Noem document, paragraaf en pagina. "Leidraad 4.3, pagina 12" is sneller te beantwoorden dan "de eisen aan het team".
2. Stel gesloten vragen. "Voldoet een referentie van 2022 met een waarde van € 180.000 aan eis 3.4?" levert een bruikbaar antwoord op. "Kunt u eis 3.4 toelichten?" levert een herhaling van eis 3.4 op.
3. Doe een voorstel. Vind je een eis te zwaar, stel dan een alternatief voor. Een opdrachtgever past een eis eerder aan als er een redelijk alternatief ligt.
4. Laat je aanpak niet zien. Alle inschrijvers lezen mee. Vraag niet "mogen we het werk in twee fasen uitvoeren met onze eigen planningstool?" als dat je onderscheidende idee is.
5. Vraag naar tegenstrijdigheden. Staat er in de leidraad een woordlimiet van 4 pagina's en in het format 6, vraag dan welke geldt. Zulke tegenstrijdigheden wil de opdrachtgever zelf ook oplossen.

Begin vroeg. De vragentermijn sluit vaak al een paar weken na publicatie. Wie pas in de laatste week de stukken goed leest, heeft geen vragenronde meer. Gebruik de ronde ook om te toetsen of je de knock-out criteria haalt: twijfel je, dan hoort daar een vraag bij.

Rechtsverwerking: wat gebeurt er als je geen vraag stelt?

Wie een onduidelijkheid of fout in de stukken ziet en die niet aankaart zolang hij nog te herstellen is, kan later zijn recht verliezen om erover te klagen. Dat heet rechtsverwerking. Het beginsel komt uit de Grossmann-zaak van het Europese Hof van Justitie (C-230/02, 2004). Veel leidraden bevatten er een clausule over: wie in de vragenronde geen bezwaar maakt, wordt geacht met de stukken in te stemmen.

De Gids Proportionaliteit zwakt dit af. Wie geen vraag stelt, verliest niet automatisch zijn recht, want dat automatisme vindt de Gids disproportioneel. Van inschrijvers wordt wel een proactieve houding verwacht. In de praktijk betekent dat: een fout die je kon zien, moet je melden.

De nota wijzigt de eisen: wat doe je?

Behandel elk antwoord in de nota als een mogelijke wijziging van je inschrijving en loop ze een voor een na. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar hier ontstaan veel fouten: een team schrijft door op de oude eisen, terwijl de nota een woordlimiet, een formulier of een weging heeft aangepast.

• Knock-outs. Is er een eis bijgekomen of verzwaard? Toets hem opnieuw. Soms verandert daardoor je bid/no-bid-besluit.
• Formulieren en bijlagen. Een nota bevat vaak een nieuwe versie van het prijsformulier of het UEA. Gebruik die versie en gooi de oude weg.
• Teksten die al klaar zijn. Controleer of je plan van aanpak nog past bij de aangepaste vraag of weging.
• Planning. Schuift de sluitingsdatum, pas dan je interne deadlines aan. Staat de verwachte datum van de gunningsbeslissing in de planning, dan schuift die meestal mee.

Is de wijziging groot, bijvoorbeeld een andere scope of een nieuw gunningscriterium, dan gaat het om een aanzienlijke wijziging. Bij een Europese aanbesteding hoort de termijn dan te worden verlengd (art. 2.73). Staat er geen verlenging in de nota, vraag die dan in een volgende ronde of per bericht via het platform.

Nota van inlichtingen in het Engels

Een vaste Engelse term voor de nota van inlichtingen is er niet. In Engelstalige aanbestedingsstukken zie je meestal "clarifications" of "Q&A document". Schrijf je in met een buitenlandse partner, vertel dan expliciet dat de nota bij een Nederlandse aanbesteding onderdeel van de aanbestedingsstukken is en eisen kan wijzigen. Een partner die hem leest als een vrijblijvende vragenlijst, mist wijzigingen.