Een aanbesteding winnen: zo vergroot je je kans

Een aanbesteding win je zelden met de mooiste tekst of de laagste prijs alleen. Je wint hem door precies te scoren op de manier waarop de opdrachtgever beoordeelt, geen formele fouten te maken en alleen mee te doen waar je echt een kans hebt. Dat klinkt vanzelfsprekend. Toch verliezen de meeste mkb-bedrijven op een van die drie punten, niet op hun vakmanschap.

Winnen begint met de juiste aanbesteding kiezen

De snelste manier om vaker te winnen, is minder vaak inschrijven op opdrachten die niet passen. Een bedrijf dat op alles inschrijft wat technisch kan, verdeelt zijn beste mensen over te veel inschrijvingen en levert overal middelmatig werk af. Zeg nee tegen een aanbesteding als je niet aan de eisen voldoet zonder kunstgrepen, als de zittende partij er goed in zit en de opdrachtgever tevreden is, of als de beoordeling vooral op prijs draait terwijl jij niet de goedkoopste bent.

Neem dat besluit bewust en vroeg, met een vaste scorekaart. Hoe dat werkt, lees je in de uitleg over het bid/no-bid-besluit.

Lees eerst hoe er beoordeeld wordt

Het beoordelingsmodel in de leidraad bepaalt wat winnen betekent, dus lees dat voordat je één zin schrijft. De standaard in de Aanbestedingswet is de beste prijs-kwaliteitverhouding (art. 2.114). Gunnen op laagste prijs of laagste kosten mag alleen met een motivering in de stukken. Bij de beste prijs-kwaliteitverhouding hebben de subcriteria een gewicht of een marge, en anders een volgorde van belang (art. 2.115).

Hoe prijs en kwaliteit worden verrekend, verschilt per methode. De twee die je het vaakst tegenkomt:

Rekenen loont. Een voorbeeld met gunnen op waarde, met verzonnen cijfers:

De meeste inschrijvers maken die som niet en schrijven daardoor te weinig aan kwaliteit of zakken onnodig met hun prijs.

Gebruik de vragenronde

De vragenronde is de enige kans om onduidelijkheden recht te zetten voordat ze je punten kosten. Bij Europese aanbestedingen moet de opdrachtgever aanvullende informatie uiterlijk 10 dagen voor de sluiting geven, mits je op tijd hebt gevraagd (art. 2.54). De antwoorden komen in een nota van inlichtingen die voor iedereen geldt.

Stel vragen die de beoordeling scherper maken: wat bedoelt de opdrachtgever met een subcriterium, telt een bijlage mee voor de paginalimiet, welk probleem wil hij echt opgelost zien? Wacht niet tot na de sluiting. Wie een gebrek in de stukken ziet en zwijgt, kan het recht verliezen om er later over te klagen. Die regel komt uit het Grossmann-arrest van het Europese Hof.

Schrijf voor de beoordelaar, niet voor jezelf

Een beoordelingscommissie leest je tekst naast het subcriterium en zoekt naar bewijs dat je het probleem van de opdrachtgever oplost. Ze moet haar scores motiveren, dus ze zoekt concrete aanknopingspunten. Schrijf daarom zo dat een beoordelaar zijn motivering letterlijk uit je tekst kan overnemen:

• Volg de structuur van het criterium. Gebruik de subvragen uit de leidraad als tussenkoppen, in dezelfde volgorde.
• Maak het meetbaar. Niet "wij reageren snel", maar "storingen met prioriteit 1 lossen we binnen 4 uur op; in 2025 haalden we dat in 96% van de gevallen". Schrijf alleen cijfers op die je kunt waarmaken.
• Gebruik bewijs. Een referentie, een naam, een meetresultaat. Beweringen zonder bewijs leveren weinig punten op.
• Schrap wat generiek is. Zinnen die ook in de inschrijving van je concurrent kunnen staan, voegen niets toe.
• Houd je aan de limiet. Wat boven de paginalimiet of het aantal woorden uitkomt, wordt vaak niet gelezen.

Laat je tekst vóór het indienen scoren door een collega die niet heeft meegeschreven, met het beoordelingskader uit de leidraad ernaast. Vraag hem per subcriterium een cijfer te geven en op te schrijven waarom. Waar hij twijfelt, twijfelt de commissie ook. Die interne review is het goedkoopste kwaliteitspunt dat je kunt halen, en de stap die onder tijdsdruk het eerst sneuvelt.

Meer over de opbouw lees je in de uitleg over het plan van aanpak.

Verlies niet op de formaliteiten

Een ongeldige inschrijving wordt niet beoordeeld, hoe goed hij ook is. De fouten die dat veroorzaken, zijn bijna altijd klein: een ontbrekende handtekening, een UEA dat niet is ingevuld, een verkeerd bestandsformaat, een bijlage die niet is geüpload, een voorbehoud bij de conceptovereenkomst. Maak twee dagen voor de deadline een controlelijst van alle verplichte onderdelen uit de leidraad en de nota's, en laat een collega die niet heeft meegeschreven hem afvinken.

Leer van elke gunningsbeslissing

Elke gunningsbeslissing, gewonnen of verloren, vertelt je hoe deze opdrachtgever beoordeelt. Bij Europese aanbestedingen moet de beslissing de relevante redenen bevatten, waaronder de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving (art. 2.130). In de praktijk krijg je je scores per criterium en een motivering.

Lees die motivering naast je eigen tekst. Waar zag de commissie iets wat jij niet had bedoeld, of miste ze iets wat er wel stond maar niet opviel? Leg het vast. Bij de volgende aanbesteding van dezelfde opdrachtgever is dat je grootste voorsprong. Heb je gewonnen, zet dan meteen de bewijsstukken klaar die de opdrachtgever van de beoogde winnaar vraagt, zoals een KvK-uittreksel van niet ouder dan 6 maanden en een Gedragsverklaring Aanbesteden van niet ouder dan 2 jaar. Heb je verloren en vind je de beoordeling onjuist, let dan op de Alcatel-termijn van minimaal 20 kalenderdagen: daarbinnen moet je handelen.

Hoe groot is je kans?

Je kans om een aanbesteding te winnen, begint bij één gedeeld door het aantal inschrijvers, en daarna telt alles wat je beter doet dan de rest. Bij vijf inschrijvers is dat dus twintig procent voordat je begint. Een scherpe keuze, een tekst die precies op de criteria scoort en een doorgerekende prijs kunnen dat flink verhogen. Een zittende partij die goed presteert, verlaagt het. Wie dat eerlijk inschat, schrijft minder vaak in en wint vaker.