Mercell aanbestedingen: uitleg voor inschrijvers

Je vindt een interessante aanbesteding op TenderNed, klikt door en belandt op Mercell. Voor veel inschrijvers is dat het eerste contact met het platform. Het is geen alternatief voor TenderNed maar een aanvulling: TenderNed is waar de overheid publiceert, Mercell is een van de platforms waarop opdrachtgevers de procedure zelf uitvoeren. Wie dat verschil snapt, weet waar de stukken, de vragen en de deadline staan.

Wat is Mercell?

Mercell is een Europese aanbieder van software voor aanbesteden en inkopen. Een flink aantal Nederlandse aanbestedende diensten voert zijn aanbestedingen uit in Mercell Source-to-Contract. Voor jou als inschrijver is het de omgeving waarin je de stukken downloadt, vragen stelt, de nota van inlichtingen ontvangt en je inschrijving indient.

In 2021 nam Mercell het Nederlandse aanbestedingsplatform Negometrix over. Dat bedrijf gaat sinds 27 mei 2021 verder als Mercell Nederland. In mei 2021 nam Mercell ook CTM Solution over, de maker van een ander aanbestedingsplatform.

Bestaat Negometrix nog?

Als naam niet meer: Negometrix heet sinds mei 2021 Mercell Nederland. De software Negometrix4 ging verder als Mercell Source-to-Contract. In oude leidraden en in bookmarks van collega's kom je de naam Negometrix nog tegen, en ook het zoekgedrag laat zien dat veel inschrijvers nog naar "Negometrix inloggen" zoeken. Staat er in een leidraad of uitnodiging nog Negometrix, kijk dan in de aankondiging op TenderNed welk platform nu geldt.

Met CTM ging het anders. Bij de samenvoeging van de organisaties in 2021 bleef de software van CTM als apart platform bestaan. Reken er dus op dat je voor een aanbesteding in CTM een eigen account in die omgeving nodig hebt, los van Mercell Source-to-Contract. Kijk in de aankondiging op welk platform je moet zijn.

Mercell of TenderNed: wat is het verschil?

TenderNed is het publicatiesysteem van de overheid; Mercell is een platform dat een opdrachtgever kiest om de procedure uit te voeren. De Aanbestedingswet verplicht aanbestedende diensten om Europese aankondigingen via TenderNed te publiceren. Voert een opdrachtgever de aanbesteding uit op Mercell, dan moet de aankondiging dus toch op TenderNed staan. Meestal gebeurt dat automatisch via een koppeling tussen de platforms.

De les voor inschrijvers: je kiest het platform niet zelf. De opdrachtgever bepaalt waar je inschrijft, en je moet dus met allebei overweg kunnen. Gebruik TenderNed om aanbestedingen te vinden en volg de verwijzing naar het platform waar de procedure loopt.

Mercell account aanmaken en inloggen

Als inschrijver registreer je je kosteloos op Mercell Source-to-Contract. Je vult je persoonlijke gegevens en organisatiegegevens in; bij het KvK-nummer zoekt het systeem je bedrijfsgegevens op en vult ze voor je in. Zo werkt het in de praktijk:

1. Registreer op tijd. Maak het account aan zodra je een aanbesteding op Mercell overweegt, niet in de laatste week. Dan loop je niet pas tegen problemen met je organisatiegegevens aan als de klok loopt.
2. Voorkom dubbele accounts. Vraag eerst intern of er al een organisatieaccount is. Twee collega's die elk een eigen organisatie aanmaken, hebben later een probleem met rechten en berichten.
3. Zoek de aanbesteding op. Na het inloggen zoek je de aanbesteding op naam of nummer. Het nummer staat in de aankondiging op TenderNed of in de uitnodiging.
4. Volg de aanbesteding in het platform. Zo ontvang je berichten over wijzigingen en nieuwe stukken, ook als je nog niet hebt besloten of je meedoet.

Inschrijven op een aanbesteding via Mercell

Inschrijven via Mercell volgt dezelfde logica als elk ander platform: alles wat de opdrachtgever vraagt, lever je in die omgeving aan, vóór de sluitingstijd. Een paar punten waar het in de praktijk misgaat:

• Vragen stellen buiten het platform. Meestal schrijft de leidraad voor dat vragen via het platform lopen. Een vraag per mail aan een bekende bij de opdrachtgever telt dan niet en komt niet in de nota van inlichtingen.
• De vragenlijst in het platform vergeten. Veel opdrachtgevers zetten eisen en vragen direct in het platform, naast de documenten. Loop daarom zowel de bijlagen als de vragenlijst door.
• Te laat uploaden. Grote bestanden en een drukke laatste middag zijn een slechte combinatie. Zet je inschrijving minstens een dag voor de deadline klaar.
• Geen tweede controle. Laat een collega de ingediende bestanden openen en controleren op versie, handtekening en volledigheid.

Loopt het platform vast vlak voor de sluitingstijd, maak dan direct schermafbeeldingen met de tijd erop en meld het meteen bij de contactpersoon van de opdrachtgever en bij de helpdesk van het platform. Wacht niet af tot na de deadline: een melding achteraf zonder bewijs maakt weinig kans. Hoe de opdrachtgever met zo'n storing omgaat, staat soms in de leidraad; lees dat vooraf.

Mercell aanbestedingen zoeken: handig of niet?

Mercell als enige zoekbron gebruiken is geen goed idee. Je ziet daar alleen wat opdrachtgevers op Mercell uitvoeren, terwijl andere opdrachtgevers met TenderNed, CTM of een ander platform werken. Wie alleen op één platform zoekt, mist een deel van de markt.

Begin daarom bij TenderNed, waar alle Europese aankondigingen van Nederlandse opdrachtgevers samenkomen, en stel daar een interesseprofiel in. Lees hoe dat werkt in de uitleg over TenderNed. Ga pas naar Mercell als een aankondiging daarnaar verwijst. Voor onderhandse opdrachten, die niet gepubliceerd hoeven te worden, krijg je een directe uitnodiging van de opdrachtgever, vaak met een link naar het platform.

Wat je vooraf regelt

De meeste problemen met Mercell of een ander platform hebben niets met de software te maken, maar met voorbereiding. Regel deze drie dingen voordat je eerste inschrijving begint:

1. Eén eigenaar per platform. Wijs per platform iemand aan die weet wie er een account heeft en welke gegevens erin staan.
2. Een vaste set bedrijfsgegevens. KvK-uittreksel, certificaten, referenties en een actueel UEA. Dan hoef je per platform niet opnieuw te zoeken.
3. Eén overzicht van deadlines. Met aanbestedingen op twee of drie platforms raak je snel het zicht op sluitingstijden en vragenrondes kwijt. Houd ze op één plek bij, los van de platforms.