TenderNed voor inschrijvers: zoeken, account en inschrijven

TenderNed is voor de meeste inschrijvers het eerste scherm van de dag: hier verschijnen de aanbestedingen van de Nederlandse overheid. Het systeem doet meer dan aankondigingen tonen. Je kunt er vragen stellen, berichten ontvangen, een UEA invullen en je inschrijving digitaal indienen. Wie de functies kent en zijn account op tijd regelt, voorkomt dat een inschrijving strandt op iets technisch.

Wat is TenderNed?

TenderNed is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid en valt onder RVO. Aanbestedende diensten zijn wettelijk verplicht hun Europese aankondigingen via TenderNed te publiceren. TenderNed stuurt die door naar TED, het Europese publicatieplatform. Kondigt een dienst een nationale opdracht vrijwillig aan, dan gaat dat ook via TenderNed (art. 1.18 Aanbestedingswet).

Voor inschrijvers heeft TenderNed twee rollen. Het is de centrale plek om aanbestedingen te vinden. En het is een van de platforms waarop een opdrachtgever de hele procedure kan uitvoeren. Bij publicatie geeft de opdrachtgever aan of je via TenderNed kunt inschrijven. Gebruikt hij een ander platform, zoals Mercell, dan staat de aankondiging nog steeds op TenderNed, maar lopen de stukken, vragen en inschrijving via dat andere platform.

TenderNed aanbestedingen zoeken

Zoeken in de lijst met aankondigingen kan zonder in te loggen. Je filtert op opdrachtomschrijving (CPV-codes), zoektermen, type opdracht, aanbestedende dienst, regio en publicatietype. Dat laatste filter wordt vaak vergeten, terwijl het veel oplevert: behalve aankondigingen van opdrachten publiceert TenderNed ook vooraankondigingen, marktconsultaties en gunningen. Gunningen vertellen je wie er in jouw vak wint en wanneer contracten aflopen.

Zoek niet alleen op één CPV-code. Opdrachtgevers delen dezelfde soort opdracht soms verschillend in. Combineer twee of drie codes met een paar vakwoorden die in titels voorkomen.

TenderNed account aanmaken met eHerkenning

Om je aan te melden of in te schrijven, registreer je je bedrijf op TenderNed met eHerkenning. Voor Nederlandse ondernemers is eHerkenning verplicht. Je kunt inloggen met alle drie de betrouwbaarheidsniveaus: EH2+, EH3 en EH4. Het registreren gaat zo:

1. Regel eHerkenning. Je vraagt een eHerkenningsmiddel aan bij een erkende leverancier. Volgens TenderNed duurt dat gemiddeld 1 tot 5 werkdagen. Begin daar niet mee in de week van de deadline.
2. Registreer het account. Kies bij Inloggen/Registreren voor Ondernemers en daarna Registreren met eHerkenning. Log in bij je leverancier en kies voor een nieuw account in TenderNed.
3. Vul je gegevens in. Je vult een gebruikersnaam en contactgegevens in en bevestigt je mobiele nummer met een TAN-code per sms.
4. Nodig collega's uit. Alleen een lokaal beheerder kan nieuwe medewerkers voor je onderneming uitnodigen.

Interesseprofiel en attenderingsservice

Met een interesseprofiel krijg je via de gratis attenderingsservice een mail als er een aanbesteding verschijnt die bij je past. Je stelt het profiel in op aanbestedende diensten, type opdracht, plaats van uitvoering, opdrachtomschrijving, nationaal of Europees, zoektermen en publicatietype. Kies daarna of je direct na publicatie een mail wilt of eenmaal per dag.

De meeste bedrijven zetten het profiel één keer op en kijken er nooit meer naar. Doe dat niet. Kijk na een maand welke mails je steeds overslaat en welke relevante aanbesteding je via een andere weg vond. Pas het profiel daarop aan.

Berichtenmodule en vragen stellen

Elke aanbesteding in TenderNed heeft in je dashboard een eigen berichtenmodule, waarmee je berichten ontvangt en verstuurt. Vragen over de stukken stel je onder Vragen en Antwoorden. Andere ondernemers zien niet wie een vraag heeft gesteld. De antwoorden komen samen in een nota van inlichtingen die iedereen krijgt.

Voeg de aanbesteding toe aan Mijn Aanbestedingen zodra je twijfelt of je meedoet, zodat je nota's, rectificaties en verschoven deadlines in je dashboard ziet. Wie de stukken alleen downloadt en pas later terugkomt, mist makkelijk een wijziging die de hele inschrijving raakt.

UEA invullen via TenderNed

Het UEA is de standaard eigen verklaring waarmee je verklaart dat je niet onder een uitsluitingsgrond valt en aan de geschiktheidseisen voldoet. Via TenderNed kom je het op twee manieren tegen:

• De UEA-wizard in het dashboard. Voert de opdrachtgever de procedure in TenderNed uit, dan vul je het UEA in als onderdeel van je aanmelding of inschrijving. De wizard neemt gegevens over die je al in TenderNed hebt ingevuld en zet het resultaat om naar pdf en xml. Houd je bedrijfsgegevens in TenderNed dus actueel.
• Een UEA-pdf bij de stukken. Loopt de procedure niet volledig via TenderNed, dan kan de opdrachtgever het UEA maken met de losse UEA-tool van TenderNed. Die tool is voor aanbestedende diensten; jij krijgt de pdf die eruit komt bij de stukken en vult die in.

De oude interactieve pdf-versie van het UEA bestaat sinds 31 maart 2024 niet meer. Lijkt het UEA in de stukken op zo'n oud formulier, vraag dan in de vragenronde of dat de juiste versie is. Meer over de inhoud lees je in de uitleg over het UEA.

Inschrijven via TenderNed in zes stappen

TenderNed deelt het inschrijven op in zes stappen. De volgorde is logisch, de valkuilen zitten in de details:

1. Selecteer de aanbesteding. De lokaal beheerder of procesleider voegt hem toe aan Mijn Aanbestedingen.
2. Richt het aanbestedingsteam in. De hoofdprocesleider voegt collega's toe.
3. Lees de stukken en stel vragen. Doe dat in de eerste week, niet vlak voor de sluiting van de vragenronde.
4. Stel je inschrijving op. Je beantwoordt de eisen en criteria in het dashboard en voegt bewijsdocumenten toe. Upload documenten één voor één om de volgorde te bepalen. Losse documenten horen onder Overige documenten.
5. Verstuur je inschrijving. Je bevestigt met een sms-transactiecode. Daarna staat je inschrijving in de digitale kluis. Tot de sluitingstijd kun je nog wijzigen of intrekken.
6. Wacht de uitslag af. Na de sluitingstijd opent de opdrachtgever de kluis. Tot dat moment ziet hij wel dat er een inschrijving is, maar niet van wie.

Laat altijd een tweede persoon de geüploade bestanden nakijken voordat je verstuurt. TenderNed geeft die tip zelf, en terecht: een verkeerde versie of een ontbrekende handtekening kan je inschrijving ongeldig maken, en dat gaat vaker mis dan je denkt. Controleer ook of de ondertekenaar tekenbevoegd is volgens de KvK. En de tip die vanzelfsprekend klinkt maar toch misgaat: druk echt op versturen. Een volledig ingevulde, niet verstuurde inschrijving telt niet.