Inschrijven als combinatie bij een aanbesteding

Een aanbesteding die net te groot is, een referentie-eis die je alleen niet haalt, een opdracht met een onderdeel buiten je vak: dan ligt samenwerken voor de hand. Maar samenwerken kan op drie manieren, en die verschillen sterk in risico, papierwerk en zeggenschap. Veel mkb-bedrijven kiezen voor een combinatie terwijl onderaanneming volstond, of andersom. Dit artikel helpt je kiezen.

Wat is inschrijven als combinatie?

Inschrijven als combinatie betekent dat twee of meer ondernemers samen één inschrijving doen en bij gunning samen de opdrachtnemer worden. De Aanbestedingswet zegt het letterlijk: een samenwerkingsverband van ondernemers kan zich inschrijven of als gegadigde opgeven (art. 2.52 lid 3). Voor het inschrijven mag de opdrachtgever geen bepaalde rechtsvorm eisen, zoals een vof of bv (lid 4). Pas na gunning mag hij dat, en alleen als het voor een goede uitvoering nodig is (lid 7).

De ondernemers in een combinatie heten combinanten. Meestal treedt een van hen op als penvoerder: die dient de inschrijving in, voert het contact met de opdrachtgever en coördineert de uitvoering.

Verschil met onderaanneming en beroep op derden

Het verschil zit in wie contractpartij wordt en wie aansprakelijk is. Bij een combinatie zijn alle partners opdrachtnemer. Bij onderaanneming ben jij de enige opdrachtnemer en huur je een ander in. Een beroep op derden is een tussenvorm: je schrijft alleen in, maar gebruikt de draagkracht of ervaring van een ander om aan de eisen te voldoen.

Een bruikbare vuistregel: kies voor een combinatie als beide partijen een wezenlijk en zichtbaar deel van het werk doen en het risico willen delen. Doet de ander een afgebakend onderdeel en heb je hem alleen nodig voor een referentie of voor de omzet, dan is een beroep op derden of onderaanneming eenvoudiger.

Hoe tellen de geschiktheidseisen bij een combinatie?

Bij een combinatie mogen de partners hun draagkracht en bekwaamheid bij elkaar optellen om aan de geschiktheidseisen te voldoen. Dat staat in de wet voor financiële draagkracht (art. 2.92 lid 2) en voor technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (art. 2.94 lid 3). Uit de rechtspraak volgt dat een combinatie ook gezamenlijk aan een ervaringseis mag voldoen.

Er zijn wel grenzen:

• Ervaring en opleiding volgen het werk. Gebruik je de ervaring of beroepskwalificaties van een partner of derde, dan moet die partij ook het werk uitvoeren waarvoor die ervaring nodig is (art. 2.94 lid 2). Een referentie van een partner die in de uitvoering niets doet, telt niet.
• De opdrachtgever mag regels stellen. Hij mag bepalen hoe een combinatie aan de eisen voldoet, mits objectief en proportioneel (art. 2.52 lid 5). Bijvoorbeeld dat de penvoerder zelf een bepaalde referentie heeft.
• Kritieke taken kunnen zijn voorbehouden. De dienst mag eisen dat bepaalde kritieke taken door een combinant zelf worden uitgevoerd, en niet door een onderaannemer (art. 2.95).

Lees daarom in de leidraad per eis of die geldt voor de combinatie als geheel of per combinant. Hoe je referenties voor een aanbesteding verdeelt over de partners, bepaalt vaak of de combinatie geschikt is.

Hoofdelijke aansprakelijkheid: wat betekent dat?

Hoofdelijk aansprakelijk betekent dat de opdrachtgever elke combinant kan aanspreken voor de hele opdracht, niet alleen voor het eigen deel. Gaat je partner failliet of levert hij slecht, dan kan de opdrachtgever de volledige schade bij jou neerleggen. Veel opdrachtgevers eisen deze hoofdelijke aansprakelijkheid in de leidraad of het contract.

Dit is het risico dat mkb-bedrijven het vaakst onderschatten. Je bent daarna afhankelijk van je interne afspraken om de schade op je partner te verhalen, en dat werkt alleen als je partner nog kan betalen. Doe dus altijd een eigen check op de financiële positie van een beoogde partner voordat je tekent, en leg de onderlinge verdeling van risico's vast.

UEA en uitsluitingsgronden per partij

Bij een combinatie dient elke combinant een eigen UEA in. PIANOo zegt het zonder omwegen: elke deelnemende ondernemer moet afzonderlijk een UEA indienen. Doe je een beroep op een derde, dan dient ook die derde een apart, rechtsgeldig ondertekend UEA in. Meer over het formulier zelf lees je in het artikel over het UEA.

Elke combinant wordt dus ook getoetst op de uitsluitingsgronden. Valt een derde onder een verplichte uitsluitingsgrond, dan moet je hem vervangen (art. 2.92 lid 5 en 2.94 lid 5). Controleer daarom vooraf of je partner een geldige Gedragsverklaring Aanbesteden kan leveren. Een combinatie die op de laatste dag merkt dat de partner die verklaring niet heeft, komt in de problemen.

Mag je samen met een concurrent inschrijven?

Samen inschrijven met een concurrent mag, maar niet zomaar. PIANOo schrijft dat een marktpartij die een opdracht niet zelfstandig kan uitvoeren, ervoor kan kiezen samen met een concurrerend bedrijf in te schrijven, mits de regels voor combinatieovereenkomsten worden nageleefd. Afstemming tussen aanbieders die invloed heeft op een goed verloop van de aanbesteding is onder de Mededingingswet meestal verboden.

Wat leg je vast in de combinatieovereenkomst?

Een combinatie zonder schriftelijke afspraken is vragen om ruzie, en die ruzie komt precies op het moment dat je tijd nodig hebt voor de inschrijving. Leg vóór je begint met schrijven minimaal dit vast:

1. Penvoerder. Wie dient in, voert het contact en tekent namens de combinatie.
2. Verdeling van het werk. Wie doet welk onderdeel, en wie brengt welke referentie en welk certificaat in.
3. Prijs. Hoe de prijs is opgebouwd, welke marge ieder rekent en wie de eindprijs vaststelt.
4. Interne aansprakelijkheid. Hoe je schade verdeelt als de opdrachtgever een van jullie aanspreekt.
5. Exclusiviteit en geheimhouding. Geen van beide schrijft op dezelfde opdracht ook alleen of met een ander in.
6. Kosten en verlies. Wie de kosten van de inschrijving draagt, en wat er gebeurt als jullie niet winnen.